记住：富有成果的会议才是成功的。
辅导员工
优秀的管理人员就像优秀的教练员一样，他们了解
员工的潜能，熟知应如何鼓励员工改进工作，如何
提高员工的知识水平。辅导行为应贯穿于管理过程
的始终，不应仅限于成绩考核及年度评估。作为经
理， 应主动帮助员工确立工作目标， 不时鼓励
员工向更高标准进发，并讨论员工的强项和弱项。
当接受辅导的员工赢得了信心，并取得了一定成绩
后，他们会自觉确立更高的个人目标， 以求改进
工作。
倾听员工的心声。许多令人不满的问题可以通
过辅导或咨询得到解决。
向员工提供咨询服务
无论是工作上还是个人生活上的问题，均可通过咨
询得到解决。如果你既未受过这方面的训练又无经
验， 则应把向员工提供咨询的工作留给专业人员
去做，他们会帮助人们正视问题并解决问题。 当
员工因为某事而郁郁寡欢时，你应对其处境表示同
情，并提出你可以为他安排一次会见， 为他提供
咨询。负责咨询的人员会帮助他找出问题的症结。
应尽可能给他实实在在的支持。例如，当一段假期
有助于解决员工面临的问题时， 你应当准假。
探询解决方案
向员工推荐专业咨询人员前，应核实员工是否的确
有困难需要帮助，同时也愿意接受帮助。还应保证
会见不受他人和电话干扰。
留心员工面临的问题，因为这些问题可能会影
响到他们的工作。
成功地主持会议
许多经理认为，会议占用了他们太多的时间。实际
上，成功的会议将极大地促进沟通。主持会议时，
请注意控制会议进程，别让讨论失控。
会议开始前分发所有相关资料。
如果会议旨在制定决策，应确保决策得以制定
。
为开会作准备
为开会作准备时，有四个关键性问题需要问问自己
：会议内容是什么?开这次会的目的是什么?会议开
得成功的标志是什么?应该邀请哪些人参加?这些问
题将帮助你判断这次会议有没有必要召开。每次会
议都应有其最终目标。即使不能达成最后决议，
至少应制定一个行动计划。只有少数重要人物参加
的小型会议往往最富有成效。
会议开场白
必要的介绍之后，应向与会人员讲清开会目的、预
期效果与会议结束时间。如有应遵守的基本规则，
应直接说清。核实是否每个人手中都有相关资料，
还应确保会议议程能被全体与会者接受。如果以前
曾经召开过一次有关会议，那么会议记录须提交大
家讨论并通过，但不要讨论议事日程上已列出的内
容。如这是第一次会议，可以直接开始第一项议程
。最好邀请另一与会者发起讨论。
如果你担任主持人，不应操纵会议来谋取私利
。
引导会议进程
在会议进行过程中，应在加快讨论进程和让所有人
都畅所欲言这两个极端之间保持一种平衡。在一个
问题上争论不休的做法既浪费时间又可能造成关系
紧张。为避免这种情况，应保证身边有一块表或一
个钟， 以便计时。对讨论时间加以限定，这样，
就可以按原计划结束会议。
恰当地运用幽默有助于双方达成一致意见。
结束会议
为自己留出充裕时间来结束会议。会议结束前，要
总结讨论结果， 并检查他人是否赞同你所得出的
结论；还应安排好未竟事宜(包括指定专门人员负
责此事)；最后应安排实施所制定的决策的步骤，
也就是会后应采取的行动。指派有关人员负责各项
活动， 并对完成时间作出限定。
一定要遵守议事日程上规定的时限。
通过荧屏沟通
虽然电视会议不能代替面对面会议，它却是后者的
有益补充。开会时， 与会者往往希望(有时也需
要)看到正在发生什么事。因此， 电视会议的效
果往往要比电话会议好。如果你的分公司离总部较
远， 常规会议不易进行，电视会议将尽显其优势
。
召开电视会议
电视会议使每一个与会者都能观察到讲话人的身体
语言和面部表情。这种开会方式可以节省用于旅行
的时间和开支， 因此十分有效。
与听众沟通
无论在举行演讲活动、开研讨会、开大会还是在进
行培训时，充分作好演讲准备并作好演讲都是大有
裨益的。听众觉得，通过视觉接受信息要比通过听
觉容易得多。因此，如有可能，应该使用视听(AV)
设备。
在规定时限内完成演讲，不要拖延。
为演讲作准备
安排好写稿、试讲以及最后回顾的时间。作30分钟
的演讲， 讲稿大约4800字，写讲稿需用几小时。
写提要式讲稿显然快得多， 围绕相关主题安排这
30分钟，对每一主题加以概括，并把有关材料以提
要形式列于每一主题之下。如果使用视听设备，为
每个主题安排3分钟(30分钟讲完10个主题)，否则
为每个主题安排1—2分钟。
作好准备(至少是心理准备)，以备视听设备万
一失灵。
讲清要点
书面材料中， 多次重复往往不妥， 而在演说中
， 重复却是必不可少的。演讲就是在表演。如果
你计划用提要式讲稿，应使提要简洁明确。这样，
只要瞥见一个词，就会回忆起几个复杂的想法。演
讲时可以参考提要， 但切忌原封不动地阅读讲稿
。听觉信息不便于大脑进行回忆， 因此，尽可能
使自己的演说容易被想起，演说时力求语言清晰、
句式简短、语言流畅、要点之间过渡自然。另外，
最后一个要点应与第一个要点遥相呼应。
如果让听众提问，会使演说速度减慢，那么，
你可以问听众有何问题。
信息传递
信息传递过程中，有三个关键步骤： 介绍大致要
讲的内容；正式演说；重复所讲内容。
鼓励听众作出反应
演讲时，尽可能不看提要，并且自信地在讲台上走
动，这样做可以消除讲台所带来的距离感，使你本
人和你的演讲更容易被听众接受。讲话时，视线应
落到听众的中心，大约在从末排起算的三分之二处
。听众的态度通常倾向于积极支持而不是敌对，
因此， 可以让他们的支持给你以更多自信。与听
众保持目光接触，通过向个别听众或全体听众提问
来鼓励他们参与，这些做法均会收到良好效果。另