本篇中我们分享一下培训机构在实施管理软件时常见的问题一：管理软件是用来管什么的呢？如果您在计划想要上套管理系统的培训机构，希望对您有所帮助。
几乎每个培训机构（除了某些特殊背景和特定原因形成的培训机构外），都是从几个人、几条枪的阶段辛勤奋斗起来的，在管理人员少业务量不大的发展初期确实不需要专用的管理软件，常用的免费工具即可满足业务需求，如用纸笔记录、用Excel算账计数等。
当培训机构到达一定的规模，人工记账凭借纸笔和记忆力管理运营就非常吃力了。事件记录较混乱只是一个方面，更多的让老板更烦的就是钱的问题：算不清钱。比如，Excel用着用着，就发现帐目确实是记录了，但到底一个数字后面发生了什么，Excel并无法给你答案。某月某日，一个班的标准价格是每人1000元，结果10个人报班，最后财务那里收的现金却是9890元。凭着记性好，开始还可以记住因为有个学员是亲戚介绍的，优惠了100元，另一个是自备教材没花钱买我们的，教材费那里少了10块。半年后，在茫茫Excel表格中，再次看到这个应收10000，实收9890的帐目时，记忆力终于出问题了：没人能记得到底当时是怎么回事儿，钱为什么对不上？
于是逐渐产生用数据库和软件来管理的需求，清晰又准确，决定请会用access或会对SQL操作的IT人员来给自己做一套培训管理软件。这是很多很多培训机构走向IT化的常见开端。
那么好，现在我们要做一套管理软件了，下面的问题就是：用它来管什么？
管什么？看似简单的问题，就把平常干的事儿用电脑管不就行了嘛。日常工作的IT化，就是我们大部分培训机构实施管理系统的思路。这样做开始时并没有什么明显的问题，问题都是在日积月累的使用中才会暴露出来的。培训机构一般的思路是：把日常工作中的关键点找出来；把这些关键点的对应数据记录进去，比如所有的培训管理软件就都会有学生报名的记录，教师、教室、教材的记录，学籍档案和宿舍安排等的记录，更进一步的还把市场活动的效果加进去，如果再多想一点，那干脆弄套开源的CRM软件，咱把客户管理也做上去吧。于是，经过一番努力做好的管理系统，本质上就成了一个超级Excel。
这么管有什么问题吗？开始并没有什么问题，比Excel是好多了，可以记录更多的东西，显示也清晰多了。但是日积月累后，问题无情的就暴露出来：还是算不清钱啊！某月某日，一个班的标准价格是每人1000元，结果10个人报班，最后财务那里收到的现金却是9800元，那200元去哪里了呢？管理系统显示，有两个学生报名时用了两张我们机构做推广活动时印发的100元优惠卷，表面看似乎很清晰很完整没有任何问题，但事实果真如此吗？如果你有一双万能的法眼，就会看到其实那两个学生报名时，根本没有使用优惠卷，前台管报名的小姑娘自己偷偷从柜台底下摸出了两张优惠卷，把优惠卷号码输入系统中，然后告诉学生‘请交1000元’，收钱后随手就抽出两张百元大钞塞进了牛仔裤的兜里。因为报名学生们不明白自己吃了任何亏，所以没理由说什么；因为系统明明显示一切手续正常，管理人员也说不出什么；因为小姑娘一个月的工资才1200块，她有的是动力一个月用上几张优惠券，就等于工资翻倍了；因为小姑娘和跑市场的小伙子正谈恋爱，所以小姑娘那里从来都不缺少优惠卷；唯一做了冤大头的就是老板，看着系统数据心里还挺高兴的：你看，市场活动就是有效啊！这么多学生是因为我们市场优惠活动来的！
这种管理系统，能管住什么呢？
一个有效的业务管理系统，绝非是把现有业务在电脑上重复一遍；一个有效的管理系统，是要深入了解和理解培训行业各个岗位可能发生的情况，理解培训机构内部可能发生的各种业务流，制定出最优化的流程，按照优化流程去管理各个业务流。这是轻舟培训管理系统的指导思路，也是我们做每个业务的实施规则。
上面前台小姑娘的例子中，我们可以怎么减少此类事情的发生呢？轻舟软件会这样做：
1. 首先优化报名业务流。在小姑娘输入优惠卷号码后，系统应给报名者以提示，比如对有优惠的报名业务，在打印的听课证上明显标出“优惠”字样；这样当学生交完费拿到听课证时，会发现明明自己没有一分钱的优惠，为什么拿到的听课证上有这种标志？他可以随时向专门人员投诉求证；比如每个报名业务，系统均记录下操作员的详细信息，并同时给予此类特殊听课证一个特殊编码，如果学员对自己的听课证有任何疑问，管理者简单输入听课证号码，就知道这个证是谁发出的，做过什么操作。
2. 应该优化优惠卷管理流程。优惠卷一般都是找供应商批量制作的，那么是何时何地何人入库的？市场人员领取优惠卷，应申请并得到上级主管批准并在系统里记录领用，活动结束后剩余优惠卷应再入库并记录；这样如果某个优惠卷出现异常情况，马上可以找出是谁使用过它，它的去向又是如何。这样很容易发现小姑娘和男市场人员是否有某种联手动作。
这么做能否完全避免舞弊的发生呢？世界上没有一个系统可以完全做到，但是优化的流程可以大大增加舞弊的成本，降低舞弊的概率：两个人联手舞弊，和五个人联手舞弊，麻烦程度和暴露的危险程度是完全不一样的。轻舟软件总结了目前最成功规模最大的多家培训机构的运营经验，将各个培训相关业务流的各种环节环环相扣，并利用不同管理权限层层审批，基本可以做到随意两几个岗位的员工是无法绕过系统舞弊的。当然，如果你的仓储人员、财务人员、各级管理人员、教学人员、报名人员、IT人员等大家一起联手来做，还是可以做到的，不过要是发生这种情况，你该担心的就不是这个管理系统的问题了。
如果是异地开办分校，这方面的问题会尤其突出。靠对某个人的信任是无法管理好远在异地的分支机构的，所以很多机构采用了几百年前晋商就惯用的招数派出‘非本地人’来管理异地分支机构，但一个人在一个地方呆上几年，也就和本地人差不多了；唯一可以确保安全的，就是将分支机构的业务、财务、教学、师资、市场活动等等必须严格按成本核算并环环相扣，少数人无法绕过系统自行其事，并所有数据可以实时被总部看到和审核，才能最大限度的提高舞弊门槛，降低管理损耗。
这，才是一个管理系统应该做的。所以这里我们特别强调‘业务流’的概念，培训机构管理软件管什么？就是管好你的业务流。这也是你判断一个管理系统是否真的对你有用的唯一标准。