快速消费品行业的营销费用管理(16)--经销商代垫费用的管理之四
下面整体谈谈经销商代垫款项的管理。分以下几个部分：
1、帐务处理；
2、代垫流程管理；
3、代垫费用的报销管理；
下面逐点解释。
1、帐务处理；
这点在上述（15）中已有所涉及，在此就不赘述，主要把握两点，一是要把货款和代垫费用在不同明细帐分开核算，二是如有冲销转帐等，要注意备注清楚明细。
另外，与经销商的定期对帐是一件绝对重要的事，通过对帐，不仅双方帐务清晰，有时还可以发现分支机构暗地里与经销商的款项来往。
2、代垫流程管理；
要解决经销商代垫的问题，一个彻底的方案就是杜绝代垫，但这太理想化，上面也谈到有很多经销商不得不代垫的情况。但是我们至少可以对代垫的情况进行适当控制，把代垫作为一种例外来管理，而不是一个经常性项目，这样则可大大减少经销商代垫的问题。因此可以尝试下列措施：
A、引入经销商垫款的事前审批机制：除了那些必须代垫的情形可以先备案不用审批外，其他垫款都要事前审批。这点很厉害，因为这对分支机构工作的计划性提出了正常要求，以前是事情要发生了再说，现在不一样了，必须提前想到，因为审批是要花时间的，如果是因分支机构计划性不足的原因造成市场活动不能正常开展，追究分支机构的责任。
当然，为了保证审批效率，可进行适当授权，一般90%的代垫单在分公司层面即可审批结束。
这种代垫的事前审批，保留有书面的记载，也可在某种程度上规避一些税务问题。
B、在经销商协议中规定，如果未经厂家书面审批同意，厂家将不认可其垫款行为。出发点是好的，实际上当分支机构先斩后奏时，厂家很多时候都会失语。
3、代垫费用的报销管理；
这里面主要的工作就是督促经销商代垫款项的及时报销，否则一方面占压经销商资金，引起经销商不开心，另一方面也会隐瞒问题单据，拖过一年半载再送上来，时代久远，无人回忆得起，看看证明材料，活动确实也做了，但一些细节东西就无从查起了。
这里我们曾经采用过一种很好的方式，即每月公布一次超期未报销的单据清单，同时要分支机构解释原因，对于其中年代特别久远，或金额异常的则会进行专项调查。这样的好处很明显，一方面厂家一直在督促报销，经销商以后发牢骚就会有所收敛；另外有专项调查，经销商和分支机构也不敢太嚣张；再者，如果还不报销，有关同事每个月都要重复解释原因，烦不多，也很不好意思。
报销还款的形式也需要慎重考虑，不能只站在厂家的角度想问题，关于不同形式的报销方式，上述（15）中已有论述。
其实，如果解决了代垫费用的及时报销偿还问题，把周转率提高了，经销商也不会有什么抱怨的，但事情往往不会那么完美。