OA办公系统既不同于传统的OA也不同于MIS的建设，它的结构是Intranet网的结构，它的构建思路是自上而下的，即首先把整个内部网看成是一个整体，这个整体的对象是网上所有用户，它必需有一个基础，我们称这个基础为内网平台，就好象PC必需有一个操作系统为基础一样。在平台的基础之上，插接各种业务应用（可理解为传统的MIS），这些应用都是网络资源。用户通过统一的浏览器界面入网，网络根据用户的权限提供相应的信息、功能和服务，使用户在网络环境下办公。内网平台负责所有用户对象的管理、负责所有网络资源（含网络应用）的管理、网络资源的分层授权、网络资源的开放标准和提供常用的网络服务（如邮件、论坛、导航、检索和公告等）。
实现数字化办公必需有良好的技术支撑，考虑到数字化办公的授权和开放这两个特点，首选技术应该是互连网技术及标准，在此基础上采用相关技术。 实现数字化办公离不开工作流技术，目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术，或叫群件技术。这样整个工作流软件负载轻、开放性好、维护方便、并且易于和网上其他业务系统结合。这种技术也和电子商务所使用的技术方向是一致的。因此基于WEB的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。现在随着WEB技术的发展，基于Intranet模式下的工作流软件也越来越多，这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段，不需使用专用的邮件系统做消息平台。
当企业发展到一定的规模，跟着公司职能部分的增多及分支机构的增加，治理的难度随之加大，这时，摆在企业治理眼前的题目泛起了：在企业中，一个人需要处理什么事情，处理某项事情需要找谁，处理的进度、结果如何？身处某个岗位需要知道公司的哪些信息、资讯？这个人不能处理工作的时候，由谁来处理？处理的时候是否需要参考其他的相关信息？都通过门户和代办代理实现。新员工入职后不认识岗位职责、良多事情不知道找谁处理，最崩溃的事情就是员工离职后工作交接泛起断层，最影响效率的事情莫过于一件事情在几个人之间往返扯皮……这个时候，企业的治理者应该集权仍是分权？分权治理的企业如何实现有效管控？集权的企业如何更加高效运营？
一个有生命力的治理系统，必定要能够伴随企业的组织成长，考虑企业在发展过程中的责权题目。OA系统从组织范围、角色范围、动作范围、模块范围、触控对象、数据范围6个维度，实现了对一个企业职能责权体系明确有序的灵活控制。借助个人门户，每个员工都能够按照定义好的岗位角色查看需要处理的工作、需要了解的信息，快速地以自助形式进入到工作状态，不论是新老员工都能够对自己的工作有清楚的熟悉。
针对公司每个人的责权体系，在协同OA平台上，有一个很重要的功能，就是流程代办代理。当员工离职，治理员可以查阅这个员工当前的职位、工作(主要是代办、未读协作、计划日程等)，将能够处理的快速处理掉，再通过流程代办代理的方式把这个员工手头的工作交接给别的同事代办代理。繁琐的离职交接工作通过一两个表单设置就能够轻松完成。基于OA办公系统这样的管控原理，对于公司治理者而言，不管是想集权治理仍是分权治理，都能够轻松一手把握。