开了无数会，依然不知道有效会议怎么开？这是目前，无论是大企业，还是小公司，都面临着经营管理的效率问题。

 

确实，每个管理者，每个公司，几乎每一天，都在开会。有晨会、周会、月度会、年会、项目会，等等！甚至一个管理者说，不是在开会中，就是赶在开会的路上。

 

然而，很多管理者，包括员工、老板，对开会颇有怨言，觉得开会效率低，没有任何结果，甚至提出抗拒开会。

 

作为一名管理者，如何有效组织会议，就是解决经营管理的效率，因为开会是为了解决问题。

 

一、会议目标

 

企业经营管理，是要讲究目标的。没有目标就没有方向，就会在经营过程中迷失。会议之所以低效，就是没有一个会议目标。

 

我们看到，很多会议讨论的可激烈了，可是最终下来，越讨论越没有结果，离目标也越来越远。

 

看似大家都积极参与到会议当中，大家都表达了，就是没有办法形成一个目标。开一场会议，其实目标明确，就像打靶一样，瞄准靶心，这就是目标明确，组织一场有效会议也一样。

 

另外一个极端，就是会议目标太多了。就是什么都想达到，结果变成没有目标。这就如同树上有好几只鸟，我们端着枪，只能打一只鸟，你想一箭双雕，或是都想打下来，那只能是痴心妄想了。因为，枪一响，鸟都飞了。

 

有效组织会议，会议目标不仅要明确，而且一定只有一个。

 

二、会议前准备

 

叫某某来开会，我在很多企业都看到，老板或管理者想到一些事情，就立即找某某来开会，抑或是大规模召集大家来开会。

 

这就是典型的会议前无准备，想一出就一出，可以说，会议效果自然不会得到保障。古话讲得好，凡事预则立，不预则废。同样适用于组织一场有效会议。

 

那会议前准备什么呢？其实很简单，你有了会议目标，围绕会议目标准备就可以了。比如，目标需要的资料、文件，等等，一定要在会议前准备好。

 

不打无准备之仗。一定要让相关的与会人员做好准备，比如需要发言，会议目标的意图提前准备的理解，都是需要做好会前的沟通与交流的。为会议高效进行以及会议达成共识做好准备。

 

当然，有一些会议，需要准备好一些道具，这些也很重要，所有的会议需要使用到的电脑、投影仪、等等，还有活跃现场的道具，或者准备一些水果点心，等等。都是会议前，视会议需要而准备的。

 

一个意思，一切准备，都是为了更好达成目标。

 

三、与会人员选择

 

大家时间都是宝贵的。一个企业经营效率，都是争分夺秒取得的。这就是管理的奥秘，也就是我们组织一场有效会议的初衷。

 

什么样的会议，选择什么样的员工参与。没有相关的人员，就不要参与，不要浪费员工的时间，也不要浪费老板的时间，大家的时间都浪费不起。

 

往往有的部门的管理者或老板，为了显示自己做了这件事，无关紧要的组织不相关的员工参与，这样不仅达不到会议的目标，更是令与会员工的反感。

 

比如，战略层面的决策会议，就不必要让基层员工参与。一方面是基层员工不理解战略层面的东西，另一方面人多嘴杂，反而干扰决策的判断。

 

这里面怎么选择与会人员，作为一名管理者，一定要进行衡量，有利于目标推进，或能协助目标推动的，都可以选择参与。

 

四、控制会议议题

 

比如，我们会议目标是讨论2021年销售额总体怎么达到100个亿，那会议题就很简单，就是要怎么达到，就是用线上，还是线下，还是线上线下结合。而不是仅讨论我线下怎么做。

 

这就是讨论的会议议题不要偏了，本来讨论是解决2021年整体怎么做的事情，讨论着讨论着变成线上怎么做的事情了。这并不是完成不对，而是另一个议题了：2021年线上怎么做。

 

当然，会议议题和会议目标一样，也是明确了，也是仅有一个最好。一个议题，千万不要超过三个。尽量一次会议，讨论一个议题，将议题明确、讨论出细节，达成共识，统一意见。

 

五、会议时间把控

 

时间是一个令人很痛苦的事情，会开得好，感觉时间过得很快；会开得不好，感觉时间停滞在折磨人。

 

开会时间过长，不仅浪费时间，更是消耗体力与精力。除了头脑风暴类的会议，一般会议尽量控制在半小时或一小时内。

 

当长则长，当短则短。关键会议要达成效果，这就是开会的目的。而不是见大家闲，召集大家来拉拉家长，搞成公司团建了。

 

六、达成会议共识

 

开会一大目的，就是事前一些事情没有获得大家的共识，想通过会议来达到共识。

 

没有共识，一切都是扯蛋。

 

即使争吵，也要在争吵平息后达成共识。达成共识之后，就不能再争吵，再拍桌子了。这是会议原则。

 

一定要将议题达成共识，会后才好执行，如果不能达成共识，会后执行大打折扣。

 

七、传递会议内容

 

专门安排一名人员进行会议记录，将会议所有内容记录下来，然后形成会议纪要。

 

我们见到，很多与会人员不仅没有带笔记本笔，也没有做任何的记录，感觉用两只耳朵，用自己的头脑就可以将会议内容记起来。

 

其实并不尽然，会议传递会议内容要好。必然要求每个与会人员都要记录。我之所以参与一个企业的会议，老板就规定，没有带笔记本和笔的与会人员不准进入会议室。这就是很好的会议制度。当然还有会议准时规定、会议手机静音、会议避免人身攻击，等等。做好这些，传递会议内容自然会顺畅。

 

做好会议纪要，没有纪要，会后大家都忘记了。会议笔记弄好，让领导确认，然后发给与会者，还要需要知道会议内容的相差人员。

 

八、落实会议内容

 

很多会议确实开了，感觉开了就开了，实际上会后没有人跟进，没有人真正落实。

 

这里面要把握落实会议内容几个点：

 

一是落实计划与人。就是落实计划出来，由谁都落实，这个落实跟进的人很关键。没有落实计划，没有跟进人，那会议内容也是白搭。

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二是把控时间节奏。什么时候落实到位，也就是时间节奏的把控，这个要建立进度表，让监督好跟进人，时刻把握好动态。

 

三是落地措施。其实就是承接好会议内容，在会议内容里面有的就已经有落地措施，只不过不详尽，在相关的细节上，落地措施要完善起来，才能确保最终的会议结果 。

 

我们说传递会议精神，就是想将会议内容落实起得作用，真正帮助到企业提高经营管理效率。这才是我们开会最终目标与初衷。

 

这有效会议八大步骤，将会议效果成倍体现。希望企业的管理者，能够从中获得有效会议的启迪与借鉴。