第一条为了加强防城港项目建设甲供材料、设备采购工作的管理和监督，确保材料、设备质量，提高采购工作效率和资金使用效益，使采购工作遵循公开、公平、公正、择优原则进行制度化、规范化、程序化操作，。
第二条 在项目建设指挥部领导的统一指挥下，业主具体负责项目建设各项工程甲供材料、设备的采购与管理工作。
第三条 材料、设备采购原则上采取公开招标，竞价购置。
采购方式可根据不同情况分别采取招标（含公开招议标和邀请招议标，下同）、竞价、询价和定向采购等方式进行。
一、对适合招标采购的大宗材料和大型设备的采购必须实行招标采购。
二、对一次性采购数量虽然不大，但需经常采购的材料，要通过公开招标方式确定供应厂商，并视情况更换。
三、对容易确定价格、质量的材料或设备可采取竞价采购。
四、对专业性强、技术指标高或数额小且不能形成规模的采购项目，可采取询价方式进行采购。
五、对供货渠道单一的材料或设备，可以定向采购。
第四条 采购计划的申报、审核。
一、各建筑施工单位根据工程合同材料计划指标和实际需要，在施工前要编制整个工程甲供材料汇总表和各类材料分期分批用量计划明细表。由单位负责人（或项目经理）签字、单位盖章后，先分别报送监理公司认可和业主论证，然后由业主负责人会同监理公司负责人审查核定。
二、在施工过程中，各施工单位需要材料或设备，应首先向业主提交书面的材料、设备计划清单（原则上每月一次），相关监理公司要及时会同业主根据上述第一款的汇总表和明细表，并根据施工需要负责进行审查核定，并签署意见后由业主负责采购。
三、各施工单位提交的材料、设备使用计划清单必须详细、准确地按现行国家标准规范表述，写明各种材料、设备的名称、数量、规格、型号、质量标准、技术参数、设备配件、交货日期、售后服务等方面的意见和要求。如有特殊要求应一并提出（如颜色、功能等）。
四、经审定并批准后的采购计划，必须经施工单位、监理公司和业主负责人分别签署意见并加盖单位或部门公章，一式六份，分存施工单位、监理公司、业主各二份。
五、业主公司的采供部是材料设备采购、供应、管理的职能部门。采供部根据审核后的《施工单位材料需用计划》，进行材料设备的招标工作，选择优质供应商，签订《材料设备购买合同》（简称《采购合同》）。
六、采供部每月根据审核后的《材料需用计划》，进行采购工作，并送货到施工现场，并与施工单位办理相关验收手续。
第五条甲供材料（设备）验收、仓储和保管。
一、采购的材料、设备到货后，由业主会同施工单位、监理公司共同负责进行检查、验收；按规定需要检测的材料由施工单位和监理公司共同负责送检；对验收或检测不合格的材料、设备，由业主部负责退货或换货。参加验收人员均须签字。所有验收资料一式四份，分存业主、监理公司和施工单位。
二、甲供材料（设备）进场管理工作程序：
1、在甲供材料（设备）签约之前，主办工程师必须检查供货厂商的法人委托书、地址、营业执照、资质证书、准用证、合格证、检测报告及其技术指标等资料是否符合《合同》和入围资格要求。
2、监理公司材料员、施工单位材料员检查进场材料（设备）与“产品封样”是否相符，并将“产品封样”保留到工程竣工及至保修期结束。
3、检查进场材料（设备）的品牌是否符合合同要求。
4、检查进场材料（设备）的色泽、材质（指材料）、外观等是否符合设计及合同要求。
5、检查进场材料（设备）的尺寸、规格、型号等是否符合设计及合同要求。
6、检查进场材料（设备）是否符合出厂标准或有关国家行业标准以及合同要求达到的标准
7、检查进场材料（设备）合同要求的配件及辅材等是否齐全、正确。
8、检查进场材料（设备）的产品保护措施是否到位。
9、检查进场材料（设备）的供货时间是否按合同及供货时间计划要求执行。如供货时间延误造成工期、经济损失，则由主办工程师书面通知供货厂商主办人员及其上级领导并按采购合同规定处理。
10、对关键材料（设备）的关键生产加工过程，主办工程师须会同监理工程师委派专门人员对其过程进行现场跟踪监督。
11、检查进场材料（设备）的数量是否符合合同要求及供货计划要求。
12、检查进场材料（设备）的存贮及堆放是否符合有关规定要求。
13、进场材料（设备）的检查、验收工作必须做到100％，由工程部主办工程师负责会同监理公司、总承包公司等有关单位共同参与进行（必要时设计部也参加），验收合格后方可支付材料（设备）款。
14、如施工单位要求延时交货，应提交书面申请。
15、公司内部相关环节影响工期时，项目主办人应书面通知相关人员可能发生的费用损失。
三、甲供材料（设备）证明文件
供应厂商提供的材料、设备必须随货提供产品质量检测报告、出厂合格证、质保书以及按国家有关规定要求必须提供的认证证书、使用说明书、产品许可证等相关证明资料原件或复印件。
四、甲供材料（设备）移交手续
对验收或检测质量合格的材料、设备，由业主负责同施工单位办理移交手续。由施工单位指定人员签收，签收凭证由材料部保存。
五、甲供材料（设备）仓储与保管
进入工地的材料、设备的仓储与保管一律由施工单位负责，业主和监理公司负责对施工单位的材料仓储、保管及使用实施监督。
第六条甲供材料（设备）的采购与货款支付
一、甲供材料与施工单位的结算
１、在与施工单位签订《建设工程施工合同》（以下简称《施工合同》）中应明确界定甲供材料的结算办法。
２、甲供装饰材料是可以不作为工程总造价的组成内容计交营业税金及附加的。因此，甲供装饰材料，仅与施工单位进行材料用量结算（即量差结算），而不结算材料价款本身。
３、甲乙双方根据《施工合同》约定进行甲供材料（不含装饰材料，下同）的结算。结算价格按照甲方实际购买价格进行结算，结算数量按照乙方实际验收的材料数量，结算时间为每月的５日前。每月结算甲供材料时，应附“甲供材料设备结算清单”，所有甲供材料设备必须有施工单位的验收记录手续。“甲供材料、设备结算清单”经甲乙双方的材料主管人员、财务主管人员签章认可后，作为抵扣工程进度款的依据。
４、每月支付工程进度款时，首先应扣除甲供材料设备价款，然后才能支付施工单位工程款。
５、根据工程进度情况（基础、主体、装饰）付款的，当形象进度达到合同约定支付工程款时，必须扣除甲供材料设备款项。
二、工程预算（决算）与甲供材料的衔接
１、每月结算甲供材料的“甲供材料设备结算清单”，应同时抄送预算部、造价审核部，作为审核施工单位《施工产值月报表》以及办理工程结算的依据。
２、施工单位每月报送《施工产值月报表》时，完成的施工产值必须包括甲供材料的价值在内，预算部、造价审核部在审核时，也不得将甲供材料价值扣除。
３、施工单位编制《施工产值月报表》时，甲供材料的价格以“甲供材料设备结算清单”的为准。
４、甲乙双方办理工程结算时，甲供材料的单位价格确认，按照所有已结算的甲供材料（分材料名称、规格等）综合加权平均单价计算。预算、决算的材料数量按照《定额》规定以及合同约定确认。工程结算总造价必须包括甲供材料，甲供材料应按照规定计算的税金也应包括在工程总造价内。
三、甲供设备、乙购设备的处理
１、甲供设备，不纳入与施工单位的工程结算。施工单位仅收取安装施工费用。
２、购入需要安装的设备（如：电梯、中央空调等）时，应同时签订《设备购买合同》和《设备施工安装合同》，前者约定设备购买的价值，后者约定施工安装费用。
３、在《安装施工合同》中（消防合同等），施工单位不仅从事安装施工活动，且还要购买设备，甲乙双方应就签订《安装施工合同》（不包括代购设备价值）和《委托代购设备合同》，分别约定，安装费用的收取和代购设备价款支付