经常有学员问我：“禹老师，为什么你每次帮我们组织会议或列席会议，会议的效率就很高。有什么秘诀分享一下好吗？”其实我要说会议是一个公司必不可少的沟通方式，但是为什么会议往往达不到想要的目的呢？是企业开会时主要存在以下六大问题：
1 会议目的性不强
不知道本次会议到底要解决什么问题？或商讨什么方案？需要哪些人列席？列席者来的目的是什么？总之企业组织会议没有明确的目的，会议就流于形式；
2 会议时间漫长
许多企业经常文山会海，一个会议接着一个会议，且拖延的时间很长，本来半小时的会议一个半小时不能结束，一句话说清楚的事非得要拖拖拉拉，而会议上讨论的都是无关紧要之事，题不对会，时间长人疲劳，很多人就在会上打瞌睡，会做其他小动作了；
3 会议主持人缺经验
一个优秀的管理者，应该是一个出色的会议组织者。管理者有没有能力，看能否主持高品质会议。而很多企业的会议主持人，一没有主持技巧，二没有表达技巧，不会引导发言，不会控制时间和节奏，不会归纳总结和提炼，所以会议开得乱七八糟；
4 会议与会人员过多
高效的会议一定是与会相关的人参加。而很多企业老总开会搞排场，搞气派，非得要凑人头，会议相关人员要参加，会议不相干的人也要参加，且很多人来参加会议没有准备，在打瞌睡；时常漫无焦点？讨论冗长没有结论。
5 会议准备不充足
很多企业开会，有早会、晚会，周例会，月例会，年中会，年终会，都是走形式，走过堂，没有做充分准备。所以列席者在会议上都是装模作样，虚与应付，等看望问，听老总或主持人高谈阔论，大多数在旁边看热闹；
6 会后缺跟踪
会议开完了，没有形成会议纲要。没有形成会议追踪，没有责任人去实施，没有做继续跟进，所以会议效果很差啊；
要想开好会议，本人总结出了一点心得，即必须掌握以下六句话，十八个字诀要，然后再来将这些要点与同事分享，建立彼此的共识。这样一来既可以节省自己和别人的时间，同时有效提升会议的生产力。开会的十八个要点如下：
1 备而会
每次会议主持人都要做好充分准备。下发会议通知，通知与会者时间、地点和准备议题及相关资料，同时要求与会人员事前考虑好会议议题与其相关联的要点、条理、资讯和问题、意见，建议，带好笔、笔记本和相关文件资料，准时参加会议；
2 会而议
每次会议，一定要确定好会议的议题。并就会议的议题事前与会者沟通，在会议前了解与会人员意见和想法，与议题无关的内容和主题不要在会议上出现或讨论，使会议重点突出；
3 议而决
每次会议都要做出决策。不能做出决策，会议主持人或最高领导人要提供解决的暂时性方案，以便与会人员知悉并执行，先期采取行动，而不是等和看。因此，每次会议都要形成会议结论，明确会议议题的责任人、完成时间，监督者和执行方案和计划。
4 决而行
会议上最高领导人所做出的决定一定要采取改进行动。要去做，去实施，要有人负责，有人监督，有人检查，有人实施，有计划，有步骤，有会后的具体行动纲要，并且要将行动方案分发所有与会者。
5 行而督
会后的改进行动和计划一定要有人督促，有人监督，有人督导，使得过程有保障，没有督促，会议的效果便打折扣，而会议的督导人是起培训和辅导作用，确保计划有人辅导不致流产。
6 督而果
要确保每次会议在督促、检查后要有完成的结果。每次完成的结果要进行检讨和商量，每次结果要做出审定，对完成好的事项要形成标准化作业流程，对产生的新问题，新情况要形成新的改进方案，确保会议的效果得到保障。
另外，会议要开好，一定要做好会议培训，会议主持人训练，同时要建立公司会议机制与会议流程，要做到会议简单，快速，高效，不要官僚，对不必要的会议尽量不开，会议的主题一定要明确，这样，会议才会有品质！