ERP作业流程和要求

看到一条《仓库条码管理解决方案》突然想到了前段时间写的《ERP作业流程和要求》，下面拿出来与大家分享一下……

一、    目的
规范ERP各模块操作流程，明确ERP各部门的具体操作程序，加强ERP稳定运转
二、    定义
和产品有关的所有物料和工具、量具
三、    范围
产品从业务接单开始直到包装出货及售后服务的整个过程的物料跟踪
四、    职责
1.    市场营销部：订单的报批和客户信息的提供
2.    计划部：生产工单、委外工单、包装工单、销货单的制作和生产物料的请购
3.    生产部：生产领料、生产入库、委外领料、委外入库及产品维修
4.    品管部：物料、产品检验和产品包装
5.    仓库：物料、产品及工具的收.发.存管理
6.    采购部：物料采购
7.    技术部：售后服务和对外物料跟踪
8.    研发部：物料品号的编制和BOM表的制作及维护
9.    企划部：包材、印刷类物料品号的编制和及维护
10.    财务部：应收、应付、成本及总账管理
五、    作业程序
1.    客户订单
(1)    生产工单
a.    客户订单由市场营销部进行报批审核后输入ERP系统（含客户所有信息和订单详细要求），输入ERP系统后并在系统里审核，然后将审批过的订单转交物料计划部;
b.    物料计划部根据审批后的订单需求在ERP系统中做生产工单并打印生产工单（两联），签名审批后转交给生产部；
c.    生产部根据生产工单和生产实际情况需求在ERP系统中做领料单，并打印领料单（三联）经部长签核后到仓库领料，仓库发完料签名后生产部留一联，仓库留一联，财务留一联（由仓库转交）同时仓库在ERP系统里做发料审核。当生产部生产好仪器后由生产部在ERP系统中开生产入库单并打印（四联）后经部长签名后转交给品管部检验；
d.    品管部接到生产入库单后在ERP系统中做生产入库检验，检验完成并经审核合格后（不合格退给生产部处理）将生产入库单同仪器一起入到仓库；
e.    仓库根据生产入库单签收仪器数量后，在ERP系统中审核入库单，并将入库单转交一联给财务；
(2)    包装工单
a.    计划部根据审核后的客户订单在ERP系统中做包装工单并打印（两联），签名后转交给品管部；
b.    品管部接到包装工单经部长签核后根据包装工单在ERP系统中做领料单（三联），领料单经部门领导审批后到仓库领料，仓库根据包装领料单进行发料，发完料并经双方签名后品管部留一联，仓库一联，财务一联（由仓库转交）；
c.    仓库根据包装领料单的发料情况在ERP系统中进行审核做账处理；
d.    品管部完成包装后须在ERP系统中做成品包装入库单，须按照ERP系统中所对应的栏目输入所有相关信息，包含产品品号、名称、规格型号、产品批号以及其它相关信息；制作包装入库单的同时须同步在ERP系统里完成产品包装入库检验和审核，检验合格后将包装入库单转交仓库签收，同时仓库仓库根据产品包装入库单在ERP系统里完成入库审核；
       （3）销货单
      计划部根据客户订单、包装工单及入库单在ERP系统中制作销货单，并打印（三联）经审批后转交仓库。由仓库核对销货单数量后在ERP系统中进行审核做账，一联仓库，一联物料计划部，一联财务 ；
（4）所有生产入库单、包装入库单和销货单的仪器必须做批号（即仪器的机身编号）管理；
（5）其它零星领料单由领料部门在ERP系统里打印领料单（三联），由部长签名后到仓库领料，仓库发完料并签名确认后一联存根，一联仓库，一联财务（由仓库转交），仓库在ERP系统中完成发料审核做账务操作，如果是贵重物料的须经总经理批准方可发料；
（6）所有按工单领料的物料在产品生产完成后，或在生产及其作业过程中需要退料的操作必须按所在产品的工单退料，如果不按工单退料的，那么该工单在ERP系统里就无法完成，这样就显示还有物料没有退给仓库；
2.  借出/归还单
a.    借出单的流程同客户订单，但是当仪器借出归还时，由市场营销部根据产品借出单提出归还申请，并通知品管部对照该客户借出包装清单进行归还前的检验（含物料和性能），如果出现少件、或与借出清单不符时、或产品出现异常时，须由市场营销部根据实际情况及时处理，处理完成后将处理结果经公司领导批准后转交物料计划部，物料计划部根据处理结果进行后面在ERP里做入库归还处理，（即：是按成品、半成品、还是不良品入库）；
b.    物料计划部根据借出单和市场营销部的借出归还检验和处理结果在ERP系统中开立借出归还单并打印签名后同仪器一起归还仓库，将借出单在ERP系统里进行销帐，由仓库在ERP系统中审核做账，在仓库签收仪器后一联给物料计划部，一联给财务；
c.    当借出转销售时必须由市场营销部提供经审核后的客户订单且需在ERP系统里完成输入信息，将客户订单转交物料计划部，由物料计划部在ERP系统中将借出单转为销货单；
3.  销退单
a.    由技术部技术员提出销退申请并通知品管部做检验，销退申请经审批后转交市场营销部，由市场营销部将客户销退信息输入ERP系统中，并将销退申请单转交给物料计划部；
b.    物料计划部在品管部检验完成后根据销退申请单和系统中的客户信息在ERP系统中做销退单，并打印签名后转交仓库，由仓库核对数量后签收，并转一联给物料计划部，转一联给财务
c.    所有销退回收的仪器一律按半成品仪器和半成品件入库，如果是从公司所在各个办事处因露演，参展或办事处库存的不良品仪器，须有技术部联络按批退回公司，各办事处在退回仪器前须将所要退回的物料、仪器的具体物料名称、规格、件数和数量等具体内容传真到昆山总公司来，并由技术部开手工不良品入库单，经品管部检验后，由物料计划部在ERP系统中做仪器数量调拨签名后，由仓库根据入库单的具体内容进行收货，收货完成后在ERP系统中做调拨单审核和账务处理；
4.  维修工单
a.    当销退返回的仪器需要维修时，由技术部在ERP系统里做维修工单并打印维修工单（三联），经审批后转交生产部（或其他维修部门）；
b.    生产部（或其他维修部门）根据维修工单到仓库领取需维修仪器，仓库发完料后在ERP系统里做发料账务；
c.    生产部在维修过程中所需物料须在ERP系统里制作领料单，注明所领物料的维修工单号，维修领料单（三联）经审批后到仓库领料，仓库跟进领料单进行发料，发料后经签名确认后存根一联，仓库一联，财务一联（由仓库转交），发料完成后由仓库在ERP系统中做帐。当生产部完成维修入库时，需将维修过程中更换下的物料（含不良品）退还仓库，此工单方可结束，否则生产部将欠仓库所维修领用的配件和物料；
d.    生产部维修完成后，在ERP系统中做维修入库单，并打印签名后转交品管部，品管部根据维修入库单在ERP系统中做维修入库检验单。合格后转交仓库，由仓库签收后在ERP系统中完成审核，如不合格则退回重修；
e.    公司内部已入仓库的不良品仪器由物料计划部负责打维修工单，流程同销退维修工单；
5.  委外工单
a.    因生产需要，须委外加工的物料由物料计划部根据生产部提出的实际需要，在ERP系统里制作为委外工单（三联），并打印审批后转交两份给采购部，采购部进行价格和其它信息处理完成后转交一联给财务部；
b.    采购部根据委外工单，在ERP系统中做核价处理，并做采购发票和联系供应商；
c.    需要生产部负责的委外工单由生产部根据委外工单制作委外领料单（四联）经审批完成后到仓库领料，并转发给供应商，在领料完成经签名确认后一联存根，一联仓库，一联财务（由仓库转交），一联供应商，当供应商加工完成后的产品由生产部点收，并在ERP系统中开委外加工入库单（四联），并打印给部长签名审核后转交品管部，品管部在ERP系统中做委外入库检验，合格后将检验报告和委外入库单一同转交仓库点收，并由仓库签名后在系统里做委外入库单审核进行入库。如果是免检产品则由生产部直接将委外入库单经部长审核后转交仓库，由仓库签收，并完成ERP系统中的委外入库单审核，同时，生产部留一联委外入库单，仓库一联，品管部一联，财务部一联（由仓库转交）；
d.    如果是物料在采购过程中需要委外加工的，由采购部提出需求，由计划部根据采购提供的供应商所需加工的物料需求在ERP系统中制作采购物料委外工单（三联），并经审核批准后转采购部，采购部在完成供应商的核价和其它相关信息后签名确认，留一联存根，一联采购部，一联财务部（由采购转交），采购部根据委外工单打印领料单（四联）并联络供应商来我们公司领料加工，领料完成经签名确认后，一联存根，一联仓库，一联财务，一联供应商，加工完成后按进料流程检验入库，入库时必须按委外工单进行进料入库，经检验合格后入库单一式四联，一联存根，一联仓库，一联财务（由仓库转交），一联供应商，如果在进料检验过程中发现不良品时，需按来料不良由采购部联络退回供应商处理。
e.    对于因公司内部的物料和产品配件不良时需要委外返修的，由品管部进行检验并出检验报告给物料计划部，物料计划部根据检验报告和仓库的实物数量在ERP系统里制作委外返修工单（三联），并经审批后转采购部，采购部根据委外返修工单联络供应商进行确认返修，确认后留一联存根，一联采购部，一联财务，采购部根据委外返修工单在ERP 系统里制作返修领料单（四联）经审批后到仓库领料给供应商，仓库根据返修领料单进行发料，发料后经签名确认后留一联存根，一联仓库，一联财务（由仓库转交），返修完成后按进料检验程序和返修工单进行进料检验经，检验合格后入库单经签名确认后一式四联，一联存根，一联仓库，一联财务（由仓库转交），一联供应商，如果在进料检验过程中发现不良品时，需按来料不良由采购部联络退回供应商处理。
6.  生产物料请购单
a.    物料计划部根据产品的BOM表，和生产、包装过程的实际物料需求，以及仓库物料需求计划，并在ERP系统中制作物料请购单（三联），并打印请购单，交总经理批准后转交采购部签收，经采购部签名确认，确认后一联存根，一联采购部，一联财务部（由采购部转交）；
b.    采购部根据请购单的需求，在ERP系统中制作采购单，同时需要在ERP系统中完成供应商信息和采购单价的维护和更新。并将采购单（三联）打印经总经理批准后进行采购作业，同时留一联存根。转一份采购单给财务。转一联给仓库，当物料到仓库时，采购部核对物料到位数量，并在ERP系统中完成采购发票的维护；
c.    仓库在ERP系统中根据采购单收料，收料时要核对采购单的品号，物料数量和规格型号，并根据收货情况在ERP系统中制作物料进货单，同时将物料进货单（三联）打印并经部长审核后转交品管部进行检验，合格后则入库，入库时必须按照品管部经检验合格的所收实物数量在ERP系统里做帐，并打印入库单（进货单经审核后的三联），一联存根，一联财务（由采购转交），一联采购，不合格则退给采购部联络供应商处理；
d.    品管部根据物料进货单的内容安排检验，并在ERP系统中完成检验程序，并出示检验报告给相关部门；
e.    财务部根据进料收货入库单和采购发票进行付款，并及时在ERP的应付系统中完成应付账务；
f.    其他请购单由需求部门自己按照生产物料请购单的流程自己提出请购；
g.    对于没交给生产部正式生产还在研发过程的仪器所需的物料请购事宜需由研发部自己请购，流程和生产物料请购流程相同；
h.    所有和产品有关的物料的请购都必须按照请购流程在ERP系统中完成，否则仓库有权不收货，财务有权不付款；如不按照物料请购和采购所发生的问题由发生部门自己负责和处理；
   7.  关于不良品物料处理流程：
            a.  当品管部在物料进料检验过程中发现物料不良时，由品管部出据检验报告，通知采购部联络供应商处理，如果在生产中发现物料是属于来料不良，须由品管部检验确认后并出据检验报告，通知采购部联络供应商处理；
            b.  如果因公司内部原因所产生的不良物料，须退到仓库不良品仓，退料时须经品管部检验后才能退到仓库；
            c.  当不良物料能及时处理的须及时处理，如果不能及时处理的，须由仓库报到物料计划部，由物料计划部根据具体不良情况提出处理方法后上报批示处理；
8.  关于物料品号的申请流程
a.    电子类：含所有电子料件以及和电子物料有关的辅料、工具、量具，由发生部门提出申请，部长签核后转交研发部，由研发部部长安排编制品号并输入ERP系统，所有申请须写清楚品名、规格、型号、单位等详细信息，研发部在编制品号前须查对ERP系统，如果ERP系统内有相同规格同型号同图纸号但品名不同时须确认是否是同种物料，如果是同种物料则不能重编，当研发部编号品号输入ERP系统时须同步输入相应的仓库、采购、财务和品管等相关基础信息；否则会影响到其它部门的ERP操作；
b.    五金类、成品类：含所有五金类料件以及和五金类物料相关的辅料、工具、量具和外购成品件，由发生部门提出申请，由发生部门部长签核后转交新产品开发部，由交新产品开发部部长安排编制品号并输入ERP系统，所有申请须写清楚品名、规格、型号、单位等详细信息，交新产品开发部在编制品号前须查对ERP系统，如果ERP系统内有相同规格同型号同图纸号但品名不同时须确认是否是同种物料，如果是同种物料则不能重编，当交新产品开发部编制品号输入ERP系统时须同步输入相应的仓库、采购、财务和品管等相关基础信息；否则会影响到其它部门的ERP操作信息；
c.    包材、印刷品类：由企划部负责编制，流程同a和b;
9．关于技术部外返仪器维修单
a.    当技术部售后服务的话务员接到客户需要维修信息时，须在ERP系统中制作叫修单，并打印叫修单，经批准后，凭叫修单通知技术人员外出维修；
b.    当技术人员完成维修后，必须递交一份维修单，注明客户信息和所有维修信息（如不良原因，更换维修物件，维修时间等等）；
c.    维修单经审核后在ERP系统里完成维修单制作，并经部门签核后转一份给财务部。
d.    如果在维修过程中更换物料的，需要开领料单，经部长签名后，由物料计划部在ERP系统中做物料领料调拨操作并签名，由仓库发料后在ERP系统中完成审核，同时技术部将维修过程中所换下的物料退还给仓库并由物料计划部在ERP系统中做物料退料调拨操作并签名。
e.    外面其他办事处（包含海外业务部）由技术部负责安排按退、领料程序按月退、领物料，并且所有办事处所领的物料和所退的物料必须数据相符。
10.关于产品BOM表的制作：
a.    所有新产品在试样阶段所需新增物料，须在ERP系统里完成品号和其他基础信息的编制和输入，以便于在ERP系统中完成物料请购，采购，收货和付款等工作。
b.    在输入新的品号时必须同步输入仓库，采购，财务，物料计划和品管等各部门的基础信息；否则ERP将不能正常操作。
c.    当新产品完成开发后需交付生产部生产时，须同步在ERP系统中完成产品BOM表的制作，并将制作好的产品BOM表打印经部长审核，总经理批准后，交付文控中心分发给相关需求部门；
d.    当产品在生产过程中需要更改其产品物料或产品结构及BOM表时，须由提出人员提出更改申请，打印出经部长审核、总经理批准后，由研发部和新产品开发部部长安排同步在ERP系统中完成产品BOM表的更改更新，不可延误，否则会造成库存相关物料报废。
六，ERP上线的注意事项：
1.    ERP系统从****年6月1号正式上线运转，在****年6月1号前需要完成和做好以下几点；
a.    市场营销部须在系统中完成所有已发仪器未付完款的客户资料和订单输入；
b.    采购部须在系统中完成所有已下采购合同的采购单制作和采购发票制作（含物料已到仓库还未付款的所有采购单）；
c.    仓库需要完成手工台帐和系统中账务数据核对，以保持账务准确。
d.    研发部和新产品开发部完成已交付生产的所有产品BOM表的更新和审核。
e.    所有和产品有关系的所有物料的所有流程必须同步在ERP系统中完成。
2.    各部门须按照流程按时完成单据和工单处理。各相关部门部长负责监督。如果是上一道程序的问题影响到下一道工序的，需要即时跟催。同时请上一道程序部门及时配合，不要人为的影响下一道工序的工作，因从****-5-1开始，和产品有关的所有物料从客户订单开始，含接单，计划安排，物料采购，检验入库，生产包装，出货收款等所有单据程序都必须在ERP系统里按时完成，但是在操作过程中有部分操作没有按要求去做，导致ERP系统运转不顺，所以请各部门负责人及时安排补做，同时必须确保以后按时完成所有作业。
3.    ERP系统是一环扣一环的信息工具，在未经允许的情况下，不得私自人为的更改流程、不得私自人为的更改其它部门的系统数据，所有ERP系统操作人员在操作过程中必须核对ERP系统中所对应的栏目输入对应的数据和信息，不得私自人为的更改栏目，特别是不可将需要管制的信息输到备注里，这样会导致下一道程序无法操作。如果是人为造成的，由相关部门自己处理。如果在造作过程中出现问题或需要更改流程的，要及时提出，共同探讨和上报公司领导批准后再进行更改。