一、招商会议的优势

招商会议是指招商组织通过举办各种类型的会议，向外界介绍、宣传、推广自身的投资环境、招商项目，促进沟通，厂建联系，以吸引客商前来投资的一种招商引资活动。在国际经济十分发达、市场经济十分活跃有利的条件下，它不仅是招商组织有效地开拓招商引资的国际市场、吸引跨国公司前来投资的重要途径，也是招商组织推销自身形象、扩大社会影响的积极举措。因而，在国内外举办招商会议，越来越受到各界招商组织的重视，并已成为当前招商引资的重要内容和手段之一。

 

二、招商会议的类型

招商组织如何根据自身的条件，确定招商的主题、内容、对象，选择合适的招商会议类型，是招商组织搞好招商工作的重要内容之一。下面介绍几种招商会议活动的主要类型和特点，可供参考。

（一）招商会

招商会是招商组织（一般为政府部门或大型机构团体）在国内外举办的规模较大的综合招商活动，由组织者组织本地区或本系统的有关部门和行业的招商单位和人员参加。其主要特点有：

1．会议场面较大，社会综合效应强。

2．通过政府或对外有影响力的机构等各种渠道，广泛邀请客商参会。

3．对外公布招商的项目多，投资的区域和项目规模较大，行业涉及面广。

4．会议组织形式为松散型，参加招商会的各个部门组织上受招商会组织者统一管理，业务上可独立开展对外业务洽谈，进行招商活动或贸易活动。

（二）投资研讨会

投资研讨会是招商组织（可为政府部门或企业、行业系统）在国内外举办的招商活动，由组织者组织本部门属下企业或本系统的招商单位和招商人员参加。其特点有:

1．规模可大可小，由组织者视情况而定。

2．会议除我方主办单位外，一般邀请当地（或国家）的政府、工商会、经济组织为协办单位，共同邀请所在国（或所在地）的商会和经济组织的会员等客商参会。

3．会议目的明确，招商项目重点突出，收效较佳。

（三）项目介绍会

项目介绍会是招商组织（政府部门或企业）在国内外组织举办的小型专项招商活动。其特点是：

1．规模较小，多是单个项目介绍或多个项目联合洽谈。

2．邀请客商针对性较强，范围易于控制。

3．项目的洽谈可较深入、细致。

（四）信息发布会

信息发布会是招商组织（一般为政府部门）在国内外举办的发布招商信息的招商活动。由当地政府根据本地区的情况向各界介绍本地区的投资政策和投资环境，推出招商项目，发布各种招商信息。信息发布会的主要特点是：

1．邀请参加会议的对象主要是各国驻本地区的使、领馆代表，外国公司驻本地办事处代表，国内各种传媒机构，当地政府各行业主管部门的人员。

2．会议目的旨在宣传、介绍、推广本地区的投资政策和环境，并针对投资有关问题进行说明和解答。易于组织，规模不大，具有一定的影响力。

 

三、招商会议的步骤

招商会议一般多在国（境）外举办，旨在通过招商会议的形式，吸引世界跨国公司、大财团到国内投资。因而在国（境）外举办的招商会议，具有时间长、空间跨度大、语言差别大等特点。一个成功的招商会议，与招商会组织者在会议筹备阶段、召开阶段和会后跟进阶段大量细致、繁杂、辛勤的工作是息息相关的，其中首要的步骤就是会议的筹备阶段。

招商会议筹划方案作为会议组织的纲要，主要围绕如下三个环节进行。

1．确定会议目的、名称、规模

招商会议由于有其独特的个性，因而不论以何种方式进行，其目的就是为了招商引资。围绕这个目的，招商组织根据掌握的各种信息，跨国公司、大财团的投资动态，以及世界经济发展的趋势，各国对外资本输出的流量等，来分析和选择举办招商会的所在国家，再根据邀请客商的人数多少等因素确定招商会的形式及规模。

2．确定会议时间、会场，邀请客商

招商会议时间的确定，除需考虑到会前准备时间外，还要与会场的准备，我方人员出入境手续的办理，国（境）外宾客的邀请，当地协作机构和新闻机构的联系等情况作通盘考虑。

与会议时间相关的会期安排，要根据紧凑、连续的原则进行，并制订详细的计划安排表，既要严格控制会议时间，力求高效，又必须使招商会议时间安排合理，让组织者有充足时间介绍情况，参会客商有充裕时间提问、洽谈和进行投资探讨，达到预期目的。

招商会议地点（即会场）的选择，应依据会议的目的、规模及国（境）外合作机构的协助来确定。会场座位通常以略多于到会人数为好。如果会场太小，人员拥挤，影响会场秩序；会场过大，则显得稀稀拉拉，冲淡会议气氛，两者都会影响会议效果。

同时，在确定会议时间、会期及会议地点时，还要综合考虑人的心理素质、人体生理活动、周围环境影响这三种因素。一般来说，会期安排在上午8～11时，下午2:30～5时，会场地点选择在金融、工商界活动较为集中、交通便利、停车方便的地域为宜。

与会对象，需围绕本次招商会的目的来确定。除我方各有关领导和招商人员外，邀请的客商应包括当地政府要员，工商界知名人士，有关财团、公司或各商界组织负责人及其代表，新闻界人士，协办组织有关人员等，并邀请我国驻外使、领馆人员参会。

3．编制会议费用预算

通过编制会议费用预算，对于所需的总费用有一个大致的估算，并可有计划地分配会议的各项费用，防止超支和浪费。招商会议的费用通常包括场地租金、设计费用、工作人员费用、联络及交际费用、差旅费、住宿费、宣传费用、器材租金、运输和保险费用等，要根据会议所要达到的效果来考虑这些费用的标准。

筹划方案形成并取得主管领导批准后，下一步工作是尽快形成强有力的招商会务班子，以便形成具体细致的工作方案，分工协作予以实施。

 

四、招商会议的注意事项

（一）人数

国际连锁企业管理协会在与连锁企业沟通中发现，招商会议并非经销商来得越多越好，一般企业在资金、车辆、人员、网络上会对参会的经销商有详细的要求，业务人员招商一定要按照公司的政策去招商，不要搞得酒类产品招商来的有服装类经销商，对于已签订合同的经销商每个区域只来一个，未签订合同的建议县级市场最多来两个、市级市场最多三个。因为要求的太多，有的业务员可能招不到未完成任务，找人假冒，也不排除有的经销商趁此机会来“免费旅游”，这些人不仅给企业增加了费用，而且很可能会对其它经销商宣传自己的“不良思想”。所以招商人数在精不在多，一定严把人数这一关。

（二）现场气氛

招商会议现场的布置，建议主要街道：插满宣传企业的刀旗，并悬挂条幅，宾馆大门口彩虹门、立柱、气球、奖品车、促销车，院内：各界媒体、企事业单位的恭贺条幅，大厅：产品墙、喷绘墙、广告、易拉宝、展架、企业简介，会议现场：产品墙、喷绘墙、条幅，整个会场一定要保证经销商随时看见企业的产品和宣传标语，把现场的气氛烘托起来，使经销商认为企业非常重视这次的新品上市，提高经销商的合作意向。

（三）住房餐饮

住房餐饮是整个招商会花费最大的一块，也是最容易出问题的一块，建议如下：住房统一登记，统一安排，防止有的房间住不满却另开新房，招商会结束后，按登记表回收客房卡，做好记号，以免有的房退了，有的没退，谁退了谁没退却不清楚。同一大区，签订合同的跟没签合同的安排到一起，同一区域的经销商不要安排在一起（县级两个、市级三个）餐饮统一发放餐票、并登记入表以便会后审核，凭票就餐。建议餐票随房卡统一发放，工作人员一律轮回就餐，所有岗位不得缺人，且所有工作人员招商会期间严禁酗酒，经销商饮酒也要控量。

（四）促销员管理

招商会议期间，促销员身着促销服代表着企业的形象，建议促销员必须提前培训，告知企业理念、企业文化、会议注意事项等。会议期间严禁促销员随意走动、说笑，必须时时刻刻注意自己的形象。曾经参加过一个招商会，一进大门：听到两声软绵无力的‘您好’，旁边好几个促销员吃着瓜子，旁若无人的聊着天，像这样一个连促销员都管理不好的企业，怎么能管理好市场呢，促销员管理一定要做到严格细致。

（五）会场管理

在招商会议上，一般企业都会将企业概况、产品概念、推广策略等介绍给经销商来增加经销商的信心，已签合同的经销商也会将自己对产品的期望信心，介绍给其他经销商，这样对会场现场的管理要求就比较高。建议如下，会议开始，所有在场人员手机关机；会议期间禁止所有人员随意走动、大声喧哗。千万不要小看这两点纪律，试想一下：会议期间，当企业介绍企业今年的运作思路时，下面不停的有人走动、接听电话、大声说笑，不仅自己没有听，其他经销商在其干扰下，可能什么也听不见，很可能造成许多经销商中途退场，因此会议管理一定要到位，引导经销商思路与企业思路合并，营造好气氛，此为重中之重。

（六）董事长发言稿

很多企业的董事长发言稿，爱夸大其词，吹嘘弄假，其实参会的经销商有诚意合作的都会对企业做一个大致的了解，如果企业一味地夸大欺骗经销商会使很多经销商“拂袖离去”。建议企业从实说来，企业小，不怕；只有有做大、做强的决心，有差异优势的产品，有过硬的销售队伍、详细的推广方案，一样能做强做大，我们靠的是这些打动经销商，不然的话即使签订了合同，后面的种种问题也会使企业陷在烂泥中，最终走向失败。

（七）抽奖活动

为刺激经销商，一般现场签订合同的经销商都会参加一个抽奖活动，建议如下：

1．没有空奖，必定是都签订合同的经销商，面子上要过得去，有多少经销商就设置多少奖券，不要所有的经销商抽奖抽完了也没抽出一、二等奖。

2．奖项设置，建议采用1：2：7的比例拉开距离，刺激经销商摸大奖，营造气氛。奖项大小，企业可以根据签订合同额的多少而定，最好不要采用本品，大奖要足够大，够吸引力，小奖要精致够差异性，才能将抽奖活动推向高潮。

除了以上七点以外，每个经销商要发一个会议流程表，告知每个时间段该做什么事情，并附上会议现场主要负责人的联系电话，但招商会成功与否更重要的是企业是否能以严谨、务实、诚恳的态度去面对经销商，面对市场，面对消费者，不搞虚假，不搞欺骗，这才是企业通向成功的最佳“捷径。

 

五、招商会议后的跟进

国际连锁企业管理协会秘书长程惠红认为，招商会议结束后，并不意味着公务工作的完结，从某种意义上说，会后的跟进是一项更艰巨、更深入的长期工作。会议效果的传播以及影响力的扩大，潜在项目线索的发掘、跟踪、洽谈和落实，经验教训的总结，是会后跟进工作的主要内容。

（一）答记者问，扩大影响

报纸、杂志、广播、电视，被称作新闻界的"四大媒体"，它们对公众的影响力，是其他传播媒介所无法比拟的。如能充分取得当地新闻界的合作和支持，将可大大加强会议对公众的权威性影响，加速彼此信息的交流，扩大会议的效果。

因此，在招商会后采用答记者间的形式来加强与当地新闻界的沟通和合作，无疑是非常重要的一个环节。

在回答记者提问之前，我方发言人要围绕会议的中心内容，对记者可能提及的范围作一个大致的预测，拟定一些主要问题的基本答案，特别是要对可能引起争议的问题统一口径，形成答记者问的备忘提纲，并准备好有关的背景材料和论据资料。

在记者提出各种问题时，我方发言人应诚恳、明确地回答，应突出重点，流畅生动，并敏锐地捕捉某些提问所代表的公众的普遍见解和思维倾向，详细或简练地阐述、解释和引导。对于需保密的内容或不好回答的问题也不要回避，而应婉转、幽默地进行反问或回答。

（二）组织具体，深入洽谈

根据会上的交流和讨论情况，结合我国招商引资的政策导向，在会后应组织分析和研究，确定出一些投资意向较强烈的项目线索，趁热打铁在各招商单位中分头组织具体、深入的进一步洽谈。这样，往往可以巩固和扩大招商会议的成果，达到事半功倍之效。

在洽谈和跟进的过程中，会议工作领导小组应通盘考虑，及时给予建议和指导。

（三）组织访问团、考察团

对符合我国产业政策的某些较大型、知名度高的或潜在项目密度较多的地域，会议工作领导小组应直接领导和组织包括有关招商单位参加的访间团、考察团，拜访项目所在地的政府官员、工商企业界领袖、项目高层负责人，以加深彼此之间的沟通和交流，取得广泛的合作和支持。并通过参观访问，加深对项目技术管理、市场等各方面的了解，为编制调查报告、市场分析报告、合作前景预测报告等综合材料发掘和取得第一手资料。

（四）发掘和跟进项目线索

对项目线索的发掘和跟踪应当建立在招商会后深入、细致的总结、分析和评估的基础上。从会议召开期间到会的宾客名片、留言，会上发言、提问、讨论的纪录材料，会后咨询的主要问题，新闻媒介的报道材料中，结合当地（所在国）工商业发展的现状特点和背景材料，经过认真区别和分析，可以捕捉到如下信息：

1．当地客商的投资意向；

2．当地（所在国）工商企业界关注的焦点；

3．当地（所在国）工商企业界的强项和优势。

由此，可发掘和总结出一批潜在的项目线索，通过电话、传真、信函、邀请对方来访等方式加强彼此之间的联络和交流，必要时可组织有关人员前往参观和洽谈，促进项目的落实。

（五）提供咨询服务

一个成功的项目投资决策，必须经过大量科学的调查、分析、研究工作。为帮助投资者作出全面、客观、准确的判断，我们应做好会后咨询服务的工作。其主要内容大致有两个方面：

1．信息咨询

就项目投资而言，投资的硬环境、市场需求、竞争对手、合作伙伴等信息具有涉及面广、综合性大、时效性强等特点，是作出投资决策必须考虑的重要指标。我方人员在提供信息咨询的同时，还应积极提供信息的开发意见，以帮助投资者全面、客观、准确地判断和分析。

2．调查、分析咨询

现代社会信息变幻多端，市场竞争日益激烈，投资者在做决策时，不仅仅直接从某个信息源寻找依据，而且更主要的要用市场调查报告、可行性分析报告等综合材料来帮助决策。我们应充分发挥顾问、智囊的职能，协助投资者做好有关调查分析工作。

提供会后咨询服务的方式一般有两种:一种是与当地会务合作机构和咨询、顾问、市场调查公司进行合作，由它们协助开展境外咨询；另一种是在本地区设立专门人员负责的咨询服务点，与国内有关市场咨询公司、研究机构保持密切的合作关系，为投资者提供直接的专业化咨询服务。这两种方式应有机地结合起来。

（六）总结经验教训

招商会议结束后，会务工作领导小组应及时组织有关人员召开总结会，对会议的效果予以评价，对出现失误之处及时补救，总结经验教训，提出今后工作的建议。

1．评估会议效果

招商会议效果的评价和估量可从会议的质和量两个方面来进行。

（1）定性评估。定性评估是对招商会议活动效果进行质的评价。可以从会议上来宾的发言、提问、讨论、留言的主要观点和倾向，与会宾客的知名度和代表性，会场气氛，新闻媒介报告的侧重面，本地区形象的前后变化，会上有否出现预想不到的问题，或没做好的工作等方面的情况与预设目标相比较，综合考察和评估。

（2）定量评估。定量评估是对招商会议的一些数量上的特征的考察和估量。可以从与会宾客人数、发言、提问和留言的人数，有投资意向的客商个数，新闻报告篇数、篇幅大小、持续时数、版面位置、收视率、收听率、准确度，本地区(所在国)在会议后的知名度、关心程度的大小，会议费用支出等方面，与预设目标相比较，综合考察和评估。

2．补救会议中的失误

对会议中出现的失误及潜在问题应分析其成因及其造成的不利影响，及时采取补救措施。

3．总结经验教训

通过对会议组织和召开的实务过程的定性及定量分析和评估，充分肯定成功的方面，括出不足和失误之处及其成因，提出规避同类问题或其他潜在问题的办法和建议，提出完善和发展的对策，以便不断提高招商会议的组织工作水平，充分发挥招商会议在招商引资工作中的重要作用。