建立健全有效的内部会计控制制度对现代企业作为集团公司来说至关重要,视野咨询对集团公司建立内部会计控制制度的意义、应遵循的原则,以及包括的内容和应注意的事项进行了论述。
一、建立集团公司内部会计控制制度的意义
通过有效的内部会计控制可以规范会计及会计人员的行为、职责分工及运用科学的会计处理方法对会计资料进行加工、整理,以便对内对外提供真实完整的会计资料,这样的会计资料是众多的集团股东分析、研究经济活动并对此作出正确评价的关键,他们希望能够客观评价企业的财务状况和经营成果,随时监督企业经营者受托责任的履行情况,因此健全有效的内部会计控制有利于维护集团公司中各股东尤其是中小股东的利益。
通过有效的内部会计控制制度集团公司各利益相关方如职工、银行等债权人、国家税务部门等可以核实财务成果,堵塞经营中的漏洞、消除隐患,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,对不良后果采取积极的措施,更能防范和发现企业内部和外部的欺诈行为。因此健全有效的内部会计控制有利于保障职工、债权人、国家等利益关系方的利益。
通过有效的内部会计控制制度是保证经济活动合法性的基础,可以保证集团公司董事会在所有权与经营权相分离的情况下,要求经营者按照国家有关法律法规和集团内部规章制度保证财产物资的安全性和完整性。集团的财产物资包括现金、银行存款等货币资金,股票、证券等有价证券,材料、商品、固定资产等实物资产。各项资产是生产、经营的物质基础,如果管理混乱就可能造成被滥用、偷拿等违法行为的发生。内部会计控制从各个环节上进行控制,防止上述行为的发生。因此健全有效的内部会计控制有利于董事会维护出资人权益,对股东会负责在所有权与经营权相分离的情况下有效行使控制权。
二、建立集团公司内部会计控制制度应遵循的原则
视野认为集团公司的普遍实际出发应当着重遵循四项基本原则:
1,合法性原则,即内部会计控制应当符合国家有关法律法规,力求将每一项经济业务活动控制在合法合规的范围内展开。
2,有效性原则,即内部会计控制应当约束集团内部涉及会计工作的所有人员,任何个人都不得拥有超越内部会计控制的权力。
3,全面性原则,即内部会计控制应当涵盖集团内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位,并针对业务处理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节,同时确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。
4,成本效益原则,即根据全面性原则,内部会计控制制度的建立涵盖面会将内部控制落实到决策、执行、监督、反馈等各个关键控制点。但这样并非意味着控制点越多越好,一些理想的内部控制往往因成本过高而不为管理者所采用。因此,控制点的设置必须考虑成本效益的关系,力争以合理的控制成本达到最佳的控制效果。内部会计控制应当遵循成本效益原则,以合理的控制成本达到最佳的控制效果。同时应随外部环境的变化、集团业务职能的调整和管理要求的提高,不断修订和完善集团内部会计控制制度。
只有遵循这些基本原则,内部会计控制才能落到实处,不摆花架子、走过场、流于形式,真正起到保证会计资料真实、完整、纠正错误及舞弊行为,保护集团资产的安全、完整,确保国家有关法律法规和集团内部规章制度的贯彻执行的作用。
三、建立集团公司内部会计控制制度的主要内容
(一)提高高层管理者对制度的重视程度
在强化集团领导的会计法规意识的前提下,建立内部会计控制管理领导责任制,将企业内部会计控制管理的好坏与主要管理者的政绩业绩考核结合起来,一级抓一级,层层负责,将内部会计控制管理工作落到实处。
(二)授权控制
集团公司在某些财务会计活动发生之前,各级工作人员必须经过授权和批准才能执行,这一控制方式使经济业务在发生时就得到了控制,是一种事前控制,同时也是一种经济责任控制。集团要制定出各级各类人员的经济责任制,确定出单位领导、部门负责人、具体经办人员的权利与义务,明确职责,上级授权下级、下级对上级负责,直到集团内所有的经济业务活动得到控制。尤其对重大经济业务事项的决策和执行程序应当明确,做到制度化、规范化,决策和执行程序中应当体现决策人员与执行人员之间能够相互监督、相互制约,既要防止权限过于集中,也要防止政出多门、各行其是。特别要注意授权控制有一般授权和特殊授权两种情况,一般授权是授予有关人员处理正常范围内的经常性经济业务权限。特殊授权是处理非经常性业务时授予的权利。
(三)分工控制
对不相容的职务必须分工负责,不能由一个人同时兼任,这一控制方式使经济业务处理有关人员能够相互制约。如果内部某些相互关联的职务集中于一人身上,就会增加发生差错和舞弊的可能性。对此进行分工,要求一项经济业务至少不能由一个人从头到尾进行处理,要增加二项或几项职务。同时形成自检系统,通过职责分工和业务程序的适当安排,使各项业务内容能自动被其他作业人员核对查证,通常分横向和纵向,横向即每项经济业务的处理至少要经过彼此不相隶属的两个部门的处理,从而使每个部门的工作或记录受另一个部门的牵制;纵向即每项经济业务的处理都要经过上、下级有关人员之手,从而使下级受上级监督,上级受下级制约。
(四)会计记录控制
在经济业务发生后,必须按一定的程序记入会计系统以保证会计记录的真实及时和正确。特别要注意以下几方面内容:集团发生的一切经济业务活动都必须填制或取得合法的原始凭证,原始凭证反映的经济业务都必须是真实、有效的,原始凭证必须经过专人审核,只有经过审核的原始凭证方能作为会计记录的原始依据;记账凭证的内容必须与原始凭证的内容保持一致,所有的记账凭证应附有原始凭证且签章齐全,凭证正、副联必须一次复写填制;规定合理、有效的凭证传递程序;账簿体系要适应企业的规模和特点,切合企业管理的需要设总分类账和明细分类账;账簿的内容和格式应详简得当;登账应以合法凭证为依据,将会计凭证的经济业务分类记入账簿,做到全面地、连续地、系统地、及时地反映和控制企业的经济活动;集团要定期进行核对控制,利用记录与记录之间的勾稽关系以及记录与实物之间的对应关系对企业经济活动进行控制,包括账实、账证、账账、账表及表表之间的核对。完善的核对制度对有效保护资产的安全完整,保证会计信息的质量具有重要意义。