OA办公系统中，资料库是什么呢，比如说像光盘、图书、内部的宣传册、资料、内部的一些文件，就是说一些纸质的东西，因为OA办公系统的信息资料，就是用来解决企业内部所有的信息和资料的问题的，OA办公系统的信息资料库把资料分成几类，一个叫信息，一个叫文档，一个叫知识，最后叫信息资料，信息资料就是实物资料，在目录中就可以填写，比如说，培训教材、企业管理资料、行业标准、营销策划等等。
比如说别人发布的一些行业标准，比如说售后服务流程、营销手册等等，有些企业也许无所谓这些电子版，但是有些企业就不希望让竞争对手知道，他就不弄电子版，而这种纸质的，我发给你，你看完之后你再退给我，我把这个保存之后，这就是我的核心竞争力，你拿走了，我这个东西溜出去，我的核心竞争力就丧失了，比如说，对于文件，从哪个政府拿的文件，就只有这一份，这个红头文件还得保存好，不能丢了，这个资料还有就是企业买的书和光盘，所有的资料有可以有一个预约和借阅，这个东西可以去接，比如说定了几分刊物，可以去借，可以去预约，这个刊物呢，在OA办公系统汇总这有一个叫保管员，因为一个企业的资料不可能就一个人保管，现在资料越来越多了，一个人保管不一定就够，比如，技术资料由技术人员来保管，销售资料由销售部门的负责人来保管，人事资料由某个人来保管，有很多人来保管。
OA办公系统的资料管理中，比如说这个报损统计，哪些东西是报废了，还是损坏了，报废了就是说自然造成的，这书散架了，没法用了，用的年头太多了，磨坏了，还有一种就是损坏了，直接损坏了，还有就是分类，OA办公系统还分为正常、丢失、损毁，报废，还有总数，还可以按照资料类型分类，按这个资料目录去分，
比如说技术类的、电工电子的、企业管理的，还可以按照整个有多少图书，有多少内部刊物、光盘，都可以区分，比如说刊物有500份，光盘有2300张，图书有1200本， OA系统资料还有增减统计，如，说图书，企业计划每年增加100本，第二年再增加100本，这是一种投入，还有这个借阅统计，哪些书借了，借的次数， OA办公系统还有个利用率，使用率，意思就是说，买了这类书，都没有人去看，那就少买这样的，或者不买了，哪些利用率很高的，这种类别，那就多买一点，完全可以通过报表的形式统统都统计出来。
通过OA办公系统的资料管理功能，企业的每一个资料都有章可循，可以追溯到根源，对企业的每一个物品进行精细化的管理，真正意义上的从每一个细节帮助企业节省成本，提高工作效率，是利润最大化。当然，这个功能模块一般都是针对大中型企业的，对于人数不多，设备不多，用品也不是很多的企业来说，这个功能模块就显示不出他真正的价值，所以要实实在在的结合企业的实际情况来选择真正适合自己的模块。