企业定编定员过程中基本问题的探讨

作者：中天华溥高级项目经理 祖雪梅

定编定员是企业人力资源管理当中一项基本工作。组织设计完成后，接下来要进行定岗、定责，之后就是定编与定员工作，科学合理的定编定员能够有效防止企业在人员招聘方面的盲目性，促进企业不断的改善劳动人事组织，克服机构臃肿，人浮于事，效率低下等现象。在过往咨询经历中也遇到类似企业，因未随着企业内、外部因素的不断变化设置科学合理的定编定员标准而导致企业编制结构、人员结构不合理，对企业产能、产量的发挥掌握不清晰，也出现基层单位对总部制定的战略规划目标口服心不服发生各种扯皮和博弈。因此，适应企业发展需要，做好企业定编定员工作，优化人力资源配置至关重要。本文将重点对企业在定编定员工作中几个基本问题进行探讨。

关于定编定员的释义

定编是指企业要确定能够适合企业发展的人员数量；定员是严格按照编制数额和岗位质量的要求，为企业的每个岗位配备合格的人员。前者是要解决用多少人的问题，后者是指用谁的问题。

一、定编定员的一般原则

1、以战略目标和经营目标为原则

定编定员不但要确定企业各类岗位的编制数量，还要从质量上规定使用人员的标准，其目的是为了提高企业生产经营活动效率，因此必须从企业战略目标出发，以计划期内的企业各项经营管理目标为依据科学、合理定编定员。

2、考虑各类人员的比例协调关系原则

定编定员需要结合企业业务特点，考虑各类人员比例关系。例如直接与非直接生产岗位人员的比例；各生产工序间人员比例关系；专业人员（技术/业务）和全体人员的比例关系；管理人员与全体员工比例关系；全体员工中男女员工比例关系；全体员工中年龄结构比例关系等。

3、立足实际与未来相结合的原则

定编定员既要满足现实需求，又要瞻前未来的发展，充分考虑公司的发展和变化、变革的基础条件以及工作形式的转变等因素。

4、坚持因事而定、因人而异的原则

坚持以工作为中心，要充分考虑任职者的职业素质与个人能力，实现人与职位的动态协调与有机融合。

5、坚持以分析手段为原则

在定编定员开展前，应深入现场对各岗位价值链上的每一个环节进行系统分析，包括岗位对组织的贡献、与其他岗位之间的关系、在流程中的位置与角色以及各内在要素的互动与制约等。

二、需要关注的六个关键因素

企业在进行定编定员的系统工程时，应该关注以下几个关键因素：

1、关注影响岗位定编的管理因素

企业管理体系或内部管理体系的顺畅是科学定编的前提。例如，定编时，很多部门都会说“工作忙，需要增编加人”。这时候需要深入分析，识别出部门是人员配置不足导致的问题，还是工作方式、工作流程、制度规定等不清晰、混乱、繁冗等带来的问题？找准问题后，需要对症解决，例如改进不合理的、低效的工作方式，精简繁冗的流程、制度，提升员工的技能与素质，以达到岗位的正常要求，最后考虑增加编制，以达到精简机构、减少冗员、增强人岗匹配和提高组织效率的目标和效果。

2、关注人员数量、素质与结构的整体匹配与协调

进行定编定员工作时，企业需要结合人力资源的战略规划，即企业对总体人力资源在数量、素质以及结构上的规划，使定编工作在总体上，达成岗位对数量、素质以及结构等方面的匹配。

3、区分“素质”岗与“数量”岗的差异，增强人岗匹配性

注意区分“素质”岗和“数量”岗的差异。企业里有些岗位是需要有一定层次的能力素质要求的，如果素质不匹配，仅仅是增加编制数量，搞人海战术，是不能很好的完成岗位职责的。例如，有些企业高层领导的秘书的配置，需要根据秘书的岗位职责来确定所需秘书的任职资格等级，如果承担公司重要文字材料撰写、根据高层领导的思路方、向分析撰写工作报告等职责，那么所需的秘书在年龄、经验、能力和素质等各方面的要求就有异于普通的文秘，这类人员往往配置合适的人就可以发挥很大的作用。这就是“素质岗”与“数量岗”的区别。但素质较高的人员人工成本往往也较高，编制不宜设置过多。

4、关注当前与未来、内部与外部，实施动态管理与监测

定编是从静态到动态的过程。岗位定编需要随着企业业务的发展变化和员工能力素质的发展变化、岗位工作内容的变化而动态调整，使编制的变化能支持公司业务的变化，避免僵化。同时要基于公司战略发展变化要求，考虑人才储备，做好储备编制等，尤其是对外部市场人才稀缺、内部培养周期较长的岗位。要关注社会人才环境与人才供给情况。另外，也要关注外部标杆企业人员编制与人工效益情况的发展变化，通过对标分析，找到企业自身的差距，确定企业内部编制发展的合理目标。

5、关注人工效率与人工效益

定编过程在进行岗位工作量的分析时，要注意同时分析员工实际的工作效率、生产力。尤其是一岗多人的情况，要对不同员工的生产效率进行比照分析，来确定公司的人均效率标准或该岗位单位时间内的产出标准，确定内部标杆。另外，人工效率标准也会随着企业管理水平的提高、员工熟练程度和技能的提高、相关技术设备的引进等因素不断发生变化，因此需要进行不断的修正。这个修正过程，标志着企业劳动生产率水平的提高，企业的发展在进步。

6、关注企业文化，培养激情管理的文化氛围

员工潜能的激励和发挥，能够有利于工作绩效、有利于用较低的人工成本换来较高的人工产出，因此，一个有激励和让员工有工作激情的工作环境和氛围是管理者提高人工效能的重要方面，作为企业管理者，需要改善公司的激励文化、管理风格与行为。

三、七个主要操作方法

1、经验预测法

2、财务预算法

3、标杆分析法

4、劳动定额法

5、人均利润分析法

6、比例定编法

7、回归模型定编法

一般而言，企业在定编定员过程中，需要综合运用上述几种方法，根据企业战略，以组织目标为导向，兼顾员工人均投入产出，综合判断定编定员是否科学合理。

四、八大常见问题

1、避免本位主义。在企业定编定员工作中，有些部门仅仅考虑自己本部门的利益，未从单位整体利益出发。

2、定编不是裁员。一说要定编很多员工就开始紧张，人心惶惶，认为公司要裁员，事实上，一些有冗余的部门是要减编、减员，但也不是所有部门都存在人多问题，在定编过程中，也有部门可能会增编、增员。

3、定编不是讨价还价。企业在制定定编定员方案时，要跟各部门充分沟通，有些部门抓住这个机会讨价还价，各部门/基层单位可以提要求，如果理由不充分，拿不出过硬的证据，就不应考虑。

4、定编不能搞一刀切。企业在定编定员中要坚持统一理念和原则，但结果未必是统一的，由于各部门情况千差万别，定编定员方法和标准也应有差异。

5、不能盲目对标。一些企业在定编定员过程中，很看重行业领先企业和竞争对手做法，通过咨询公司、同行收集资料。但由于战略定位、管理制度和企业文化等差异，其他企业的定编情况未必适合本企业。因此，行业数据可借鉴不可照搬。

6、要注意自上而下和自下而上相结合。一般而言，企业在整体定编上会有通盘的考虑，然后结合各部门的情况和需求综合考虑，但肯定不能突破总体规划。此时要在总量控制的情况下，重点调结构，理顺各部门之间关系。

7、定编定员不只是人力资源部的事情。企业人力资源部往往是定编定员工作的牵头部门，在定编定员工作中发挥关键作用，但不只是人力资源部门的事情。科学合理的定编定员方案要充分发挥其他部门的作用，通过企业领导班子、各部门负责人以及广大员工群策群力，多方合作，共同完成。

8、定编定员需要具备一系列的前提条件。定编定员是很多人力资源工作的前提，但做好定编定员也要具备一系列前提条件，例如需要对组织岗位分析、关键与非关键因素分析、定编方法的选择、外部或历史数据收集等，如果条件不具备，可能会影响定编定员的科学性、合理性，甚至返工。

总之，定编定员是企业人力管理基础工作中花费时间长、涉及面广、投入精力多和推进难度大的工作。科学合理的定编定员需要充分考虑企业内外部因素，选择适合企业的方法，同时，规避常见问题和错误，合理定位、全面考虑、广泛动员、深入沟通、科学论证，坚定决心，企业定编定员将水到渠成。