第八章 客户合同管理
第三节 客户合同管理的体制
三、合同档案管理与使用程序
（一）合同档案管理
1．归口管理部门依据合同审核情况，建立适时动态统计台账。
2．合同履行完毕或合同的权利义务终止后，由承办人整理、保管合同档案，并按集团公司有关档案管理的规定及时归档。具体范围包括：
（1）合同正式文本及附件。
（2）立项登记审批表。
（3）会签单。
（4）审查会签意见书。
（5）与合同签署有关的基础、背景资料。
（6）合同他方当事人资信证明材料。
（7）双方或有的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。
（8）合同履行中或有的电传、信函、电报、图表等。
（9）或有的有关变更或解除合同的协议及一切相关文字信息、音像资料等。
（10）或有的有关纠纷处理的协议书、调解书、裁决书、判决书等。
（110其它应当存档的相关资料。
3．档案的使用，按集团公司档案及商业秘密管理的有关规定执行。
（二）监督管理程序
1．审计部门、归口管理部门对在专项审计、日常管理中发现的问题，及时向监察部门反映。
2．监察部门对审计、归口管理部门反映的情况，组织有关部门开展调查工作。
3．监察部门根据调查结果，以及在效能监察、举报处理中发现的问题，提出整改意见，经承办部门分管副总经理（总师）同意后，要求承办部门及相关责任人予以纠正。
4．对依据事实情况及集团公司有关规定需要做出处理的，由监察部门提出处理意见，经本部门分管公司领导同意后，向法定代表人报告。
5．监察部门依据集团公司的有关规定或决议，商人事劳动部门处理。
（三）支持性文件及相关附件
1．支持性文件
（1）《中华人民共和国合同法》
（2）《中华人民共和国公司法》
（3）《集团公司组建方案》
（4）《集团公司章程》
（5）《集团公司规章制度管理制度》
2．相关附件
（1）正规合同文本
（2）合同管理流程图
（3）合同审核会签表
（4）合同履行情况统计表
（5）合同立项登记审批表
（6）制度执行情况反馈意见表
图表08—047：合同管理流程图
合同文本
大多数公司的合同管理都不健全，从而给客户管理带来不应有的麻烦。合同是在客户管理中最有约束力的法律文件，是管理的法律依据。建立标准、规范的合同文本
标准的合同应至少包含这样一些内容：
1．标的：商品的品种、品牌、规格、数量、价格等；
2．质量要求；
3．发送：送货时间、收货地点、运输方式、费用支付等；
4．验收；
5．经营权限：经营级别、总经销、分销、区域划分、品种划分、年限划分等；
6．结账方式；
7．经销政策：返利、年奖、促销、广告、人员等；
8．订、退货规定；
9．违约责任及纠纷处理；
10．签约时间、地点、生效期；
甲乙双方标准名称、详细地点、联系方式、法人代表、签约代表、账号、开户行、税号等。在拟定标准合约时一是考虑实际内容、文字处理，二是考虑美观，将文件制作的规范漂亮一些，很能展示公司形象。
标准合同范本
工矿产品购销合同
ＧＦ－９０－０１０１
供方：＿＿＿＿＿＿＿＿ 合同编号：
需方：＿＿＿＿＿＿＿＿ 签订地点：
签订时间： 年 月 日
产品名称、商标、型号、厂家、数量、金额、供货时间及数量
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名称商标
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型号
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厂家
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产品
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牌号
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规格
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生产
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计量
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数量
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单 价
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单位额
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合计
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合计
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人民币金额（大写）
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交（提）货时间及数量
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一、质量要求技术标准、供方对质量负责的条件和期限
二、交（提）货地点、方式
三、运输方式及到达站港和费用负担
四、合理损耗及计算方法
五、包装标准、包装物的供应与回收
六、验收标准、方法及提出异议期限
七、随机备品、配件工具数量及供应办法
八、结算方式及期限
九、如需提供担保，另立合同担保书，作为本合同附件。
十、违约责任
十一、解决合同纠纷的方式：执行本合同发生争议，由当事人双方协商解决。协商不成，双方同意由＿＿＿＿仲裁委员会仲裁（当事人双方不在本合同中约定仲裁机构，事后又没有达成书面仲裁协议的，可向人民法院起诉）。
十二、其它约定事项
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供方
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需方
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鉴（公）证意见：
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单位名称（章）
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单位名称（章）
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单位地址：
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单位地址
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法定代表人：
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法定代表人：
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经办人：
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委托代理人：
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委托代理人：
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鉴（公）证机关（章）
年 月 日
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电话：
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电话：
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电报挂号：
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电报挂号：
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开户银行：
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开户银行：
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（注：除国家另有规定外，鉴 （公）证实行自愿原则）
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帐号
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帐号：
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邮政编码：
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邮政编码：
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有效期限： 年 月 日至 年 月 日
监制部门： 印制单位：
颁布单位: 国家工商管理局经济合同司
颁布日期: 1990