快速消费品行业的营销费用的管理(10)----重要费用项目的管理：促销品的管理之三
一、促销品费用的报销结算：
这里主要涉及到两个的流程，一个是总部集中采购之下的报销结算，另一个是分支机构在当地购买促销品的报销结算。
相对来说，总部结算的监控难度要比分支机构结算的难度要小，一方面是面的因素，分支机构分布全国，各种故事都可能发生；另一方面是距离的因素，距离可产生美，当然也可产生邪恶。分支机构由于远离总部，信息完全不对称，总部的审批控制全凭他们满纸的子曰诗云，虽然可抽察，但究竟精力有限。
促销品的报销结算中要注意什么问题呢？
1、 当然是要控制成本。
这里面的核心内容包括供应商管理、价格管理，其中供应商管理包括供应商的准入、考察、评估、取消等方面，这些内容企业运作一段时间后都会建立。另一个核心内容—价格管理，这里谈一下某食品集团在这方面的经验。
当时采取了以下几个措施：
（1） 明晰审批流程与责任：
之前的流程存在不少不足，如：
A. 没有授权，不管是申请单、询价表、合同、报销单，也不管金额大小，都要一杆子支到总经理那里，在总经理之前，经理、主管也都要过一次：
一方面，大家都很辛苦，但流程很长，效率低，所以“三伏天的热水袋”的故事经常会发生，还有更精彩的故事，不好意思再说。
另一方面，反正总经理最后都要签字把关，大家乐得轻松，根本没有压力。
最后，单据那么多，总经理也看不了那么细，没有实际的控制效果，基本上=橡皮图章，只不过这只橡皮图章太贵了。
B. 内控不严谨：由于某食品集团的操作是先由总部审核，然后把单据交给相关工厂审核付款，因此以前流程在总部根本不通过总部财务部，因此经常会出现一些诸如发票问题退单的情况，N耽误时间。另外，在异地的工厂财务的控制力也有限。
针对上面的缺陷，对流程进行了相应的改进：
A. 适当授权：给每一级领导规定了具体的审批事项，每个人对自己审批的结果负责。
这里有一个很大的突破，大家可以参考一下：就是对于已有事前审批的事项，在事后报销时，只要在预算范围之内，不管金额多大，总经理都没必要签字，由业务部门和财务部共同签字即可。
对此做法，大家也许有些担心会不会失控。其实，这种做法是恰好把控制的重点放在了事前审批这个环节，有了严谨的事前控制，那些事后的复核性检查其实并不关键。
从实际情况来看，这种授权方式运作很好，一方面效率大增，另一方面各级审批者从事前就开始认真把关，不再是橡皮图章。
B. 加入总部财务部的内控环节，规范了财务部与业务部的重点控制内容，各司其职，同时取消了各工厂财务部的审批环节，这样既保证了内控，也提高了效率。
（2） 规范审批标准：
也就是明确业务部门和财务部门分别主要审核哪些方面的内容，审核的标准是什么，真正做到了责任明确，审核有度。
当时，财务部针对每种费用，如日常行政费用、广告费用、促销费用，再对其中每种明细的费用都作了具体规定，包括每种费用报销的附件要求、关键控制点等。促销品费用的报销结算只是其中的一项。有了这个东西，新员工的培训也方便很多。
（3） 建立分析报告机制：
由于上述的授权机制，把总经理每个月数千份报销审批减少到数百份，一下少了这么多事，总经理心里发慌，没底，怎么办？财务部则每月定期给总经理提供一套详尽的分析报告，包括费用分析、审批时的异常情况分析、审批效率分析等，再加上平时如有异常情况财务部会随时向总经理汇报请示，这时总经理心里就踏实多了。
2、 必须引入促销品的使用核销流程。
上面谈的都是费用的报销支付，对于促销品，有点特殊这处，就是它是还有一个使用的环节，这个环节与报销可能有关系。
对于分支机构当地采购的促销品，采购与使用合一，报销时财务就有要求：在报销时必须同时附一张《促销品发放签收表》。当然，为了保证一定的灵活性，并不是每种促销品的发放都要签收，否则把消费者都吓走了。规定单价超过一定金额的才要签收。当然，签收也不能完全解决做假的问题，但至少这种签收表也让做假的人要付出相当的劳动，而且一旦做假做得不专业，物证就有了。
对于总部集中采购的促销品，采购与使用是分开的，总部采购，分支机构使用，这时由总部报销，与分支机构无关。那怎么知道送下去的促销品真的用到市场上去了呢？这里就引入了促销品的使用核销机制。
就是说，促销品虽然送下去了，但每次使用之前，都必须上审批单，有关领导同意之后才能领用，每次使用过程中必须保留好《促销品发放签收表》，然后在活动结束之后以零报销的方式进行核销，什么手续都与正常报销的一样，都要审批，只是金额为零。财务部和业务部还可以在IT系统中，根据促销品的台帐进行查询核对。
事实证明，这种方式是很有效的。
以上谈的是促销品报销的两个方面，下面还有一项很重要内容，那就是“发票很重要”
，放在下次再谈。