行政公文写作与“红头文件”的数字化传输
文/交广企业管理咨询公司首席专家谭小芳
古人说文无定法。作为公文写作来说，虽无定法，却有无形的规范和规律。根据实际工作体验，著名企管专家谭小芳老师认为公文写作有许多带有普遍性、规律性的东西，这也是写好公文必需把握住的。行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。
公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。著名企管专家谭小芳老师（官网www.tanxiaofang.com）表示，公文语言功夫的核心是选词，选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。
需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。著名企管专家谭小芳老师（预定行政公文写作培训，请联系13733187876）表示，行政公文从不同的角度分类，可从不同的方面，揭示了公文的特征或属性：
(一)按适用范围来划分
《办法》规定的公文有十三种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。
(二)按行文方向来划分
可分为下行文、上行文和平行文。
(三)按缓急程度来划分
可分为特急、急件、一般文件三类。
(四)按保密级别来划分
可分为三个等级：绝密、机密和秘密。
在实践中，谭小芳老师建议各单位规范公文格式，提高公文质量的措施——
（一）提高认识，加强领导
规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效率，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。谭老师建议各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导分管，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守。
（二）加强文秘队伍建设
适应新形势下公文处理工作的需要，必须建设一支思想素质好、工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。加强文秘人员的政治理论学习，不断提高他们的理论和政策水平，使之认识到文秘岗位肩负的重任，树立一丝不苟、精益求精的工作作风，增强干好工作的自觉性。谭老师建议加强文秘人员的业务培训，积极创造条件，支持文秘人员参加业务知识的培训学习，尽快提高业务素质。
（三）健全制度，规范程序
各级各单位应根据《办法》和上级的实施意见，相应制定本单位公文处理的实施细则，建立健全有关的公文处理制度，严格发文处理中的拟稿、审核、校对、印制等每一道程序，做到有章可依，照章办事，形成公文处理规范化的运行机制。谭老师建议各单位坚持公文处理由办公室统一把关办理的原则，防止“政出多门”。对某些格式问题，要做出统一规定，保证规范的公文格式落到实处。
国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。
具体来说，行政公文写作有什么注意事项吗？谭小芳老师总结了以下几点：
1、切实领会好领导意图
公文是为领导活动服务的，是领导者从事行政领导管理活动的重要手段。因而能否真正领会好领导意图，是决定公文写作是否成功的一个非常重要的环节。
2、系统储备素材和观点
拥有充分的素材是撰写好公文的基础。写文章实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。储备素材有两个含义，一个是要有众多的文本材料，另一个就是平时多注意思考，进而形成有独特见解的观点群。
3、撰稿注意双层思维
所谓双层思维就是在文章特别是那些常用公文运用的写作方法。谭老师表示，第一层是指首先考虑安排结构、选择素材，也就是按照内容的要求着眼于“搭架子”的构思、谋篇。第二层就是基本柜架通过后再围绕表达主题。在语言、逻辑方面进行“精炼”，挖掘中心思想，在文章撰写中按这两层次运行，提出一个较细纲目，形成基本雏形，然后再从观点、论述、事例修辞等方面进行逻辑、系统地加工。这样做，往往可以节省不少的时间和精力。
4、努力深化公文主题
公文的主题，是通过载体内容所表达出来的明确意图、基本意见，是行政目的和行文目的的具体体现。有些文种的公文明显地呈现着旨意性、直白性、具体性，并不存在多少深化主题问题。但也有许多公文确实需要深化主题。所谓公文主题的深化，就是主题向纵深层次性发展，呈现出由低向高、由浅入深、由粗到精，由残缺到完整的态势。
5、语言使用要得当
不同文种的语言特色是不同的：指挥性公文（如指示、意见、命令）的语言，应色彩庄重；知照性公文（如通报、公告）的语言，应通俗具体；报请性公文（如请示、邀请）的语言，应恭谨明确；法规性公文（如条例、条令）的语言，应简约规整；提要性公文（如会议纪要）的语言，应概括凝练。总之，语言使用要得当。
迄今为止，Acrobat及PDF技术已经在各国政府及企业单位的电子公文传送中得到了广泛应用，但如何将Acrobat的优势与我国政务公文应用现状完美地结合在一起呢？我国的政务文件历来是以红头文件为准，必须是红头、红印章才起法律效力，无论是制作、传送还是阅读过程，都必须符合我国现行公文和公章管理制度，如果没有一种符合我国国情的解决方案，那么Acrobat及PDF的应用就会大大受到限制。针对此种状况，Adobe公司合作伙伴上海索源软件科技有限公司在LotusNotes、Acrobat及PDF成熟技术平台上，成功开发了适用于国内各行业的通用电子公文传输系统—索源中枢电子公文系统（简称Centrum），不仅对AdobePDF应用技术进行了全面的创新与拓展，也为上述问题的解决提供了全面的方案。
Centrum是一套利用计算机技术，把纸制的“红头公文”转换为数字信息，通过计算机网络平台，进行加密传输，再用彩色打印机把数字化信息自动解密还原为纸制“红头”公文的软件系统。Centrum在不改变现有工作流程的情况下，使发送红头文件像发送普通电子邮件一样快捷，还可以根据用户需求，分别提供基于Word版本和AdobePDF版本的电子公文，文档接受者只要安装了免费的AcrobatReader插件，就可以在Windows、Macintosh或UNIX等平台上进行查看浏览以及打印，打印出的文件能够保留红头和公章，完全符合我国现行所有公文和公章管理制度。
Centrum可以充分利用客户现有的网络资源、设备资源，同时还可根据用户自身的业务流程对系统进行个性化设计以满足客户不同的业务模式和组织结构。谭小芳老师表示，因为政令文件如有任何变化都会被认为无效，而AdobePDF文件的精确保真度对于公文来说是极其重要的。Acrobat保护编码以及分级加密的功能，能够设置安全的身份验证，包括口令认证、指纹认证，只有指定的收件人才能看见特定的内容，保证了政令公文在传送、阅读过程中的安全性、保密性。