测试与分享:
题目:总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议.作为秘书的你,将怎样安排会议呢?
九段秘书的不同做法
一段秘书的做法: 发通知-----用电子邮件或在黑板上发个会议通知,然后准备相关会议用品,并参加会议.
二段秘书的做法: 抓落实---- 发通知之后,再打一通电话与参加会议的人确认,确保每个人被及时通知到.
三段秘书的做法:重检查----- 发通知,落实到人后,第二天在会前30分钟提醒与会者参加会议,确定没有人员变动,对临时有急事不能参加会议的人,立即汇报给总经理,保证总经理在会前知悉缺席情况, 也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间.
四段秘书的做法:勤准备-----发通知,落实到人,会前通知后,去测试可能用到的投影仪器,电脑等工具是否工作正常,并在会议室门上贴上小条,此会议室明天几点到几点有会议.
五段秘书的做法:细准备-----除了做了上述工作外,还先了解这个会议的主题是什么,总经理的议题有哪些?然后准备相关资料,并把这些资料发给相关参加会议的领导,供他们参考.
六段秘书的做法:做记录 ------ 在会议过程中详细做好会议记录(在得到允许的情况下,做一个录音备份).
七段秘书的做法: 发记录 ------会后整理好会议记录 (录音)给总经理,然后请示总经理是否发给参加会议的人员,以及与议题有关的其他人员,并实施.
八段秘书的做法: 定责任 ------将会议上确定的各项任务,一对一落实到相关责任人,然后经过当事人确认后,形成书面备忘录,交给当事人和总经理一人一份 ,并定期跟踪各项任务的完成情况 ,并及时汇报总经理.
九段秘书的做法 : 做流程 ------把上述过程作成标准化的会议流程 ,让任何一个秘书都可以根据这个流程 ,把会议服务的结果做到九段 ,形成不依赖于任何人的会议服务体系!